Manajemen Dokumen Berbasis Web Dalam Mewujudkan E-Riset dan E-Pengabdian Kepada Masyarakat, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret

Manajemen Dokumen Berbasis Web  Dalam Mewujudkan E-Riset dan E-Pengabdian Kepada Masyarakat, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret

1.  Latarbelakang
Teknologi Informasi perlu disikapi sebagai pendorong menuju kemajuan, efektifitas dan efisiensi tatanan kerja, tak terkecuali pelayanan akademik. Dengan kekuatan sumberdana dan sumberdaya manusia yang dimiliki, FISIP UNS, termasuk Sub Bagian Pendidikan, berpeluang untuk meningkatkan layanan berbasis Teknologi Informasi (Web). Berbagai sistem pelayanan berbasis web telah terimplementasikan, yaitu: Siakad Online, Siladik, Soal dan nilai via e-mail, Komputerisasi Perpustakaan, Publikasi Web, Digitalisasi Arsip akademik, dan Sapendimas (Sistem Administrasi Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat).
2.  Karya Kreatif Unggulan

Dari berbagai implementasi sebagaimana tersebut dalam latarbelakang di atas, Sapendimas merupakan karya kreatif unggulan. Dikatakan unggulan karena sistem ini terinspirasi adanya: 1) maraknya E-Administration dan E-library atau Digilib, 2) kondisi pendokumentasian hasil P2M dosen yang dirasa masih belum maksimal sehingga belum bisa tereksplorasi untuk dimanfaatkan, dan 3) untuk melaksanakan salahsatu Tupoksi Sub Bagian Pendidikan, yaitu “melakukan administrasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di lingkungan fakultas”. Sapendimas (Sistem Administrasi Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat), adalah sistem yang dirancang oleh sebuah team work yang terdiri dari Dekan, PD I & 2 , Kepala Sub Bagian Pendidikan dan salah satu staf pendidikan dan dirancang untuk mendokumentasi dan mempublikasikan hasil-hasil P2M. Dalam hal ini Dekan PD I &2  bertindan sebagai “policy maker” dan fasilitator; Kepala Sub Bagian bertindak sebagai: perancang metadata, sistem informasi (ouput/luaran), system analysis dan penyusun SOP; sedangkan staf pendidikan berperan sebagai penerjemah rancangan, yaitu sebagai programmer.
3.  Implementasi
Tidak dipungkiri bahwa perancangan dan implementasi suatu sistem betul-betul memerlukan konsentrasi penuh, waktu yang panjang, dan dukungan. Langkah awal dari kesemuanya adalah: 1) penyusunan proposal/TOR, 2) identifikasi kebutuhan, 3) perancangan metadata dan sistem informasi (output), 4) pembuatan software, 5) instalasi software, 6) ujicoba, 7) evaluasi dan penyempurnaan, 8). sosialisasi, 9) implementasi, 10) sustainability (keberlanjutan). Saat ini Sapendimas sudah mencapai tahapan kesepuluh, yaitu sustainability (keberlanjutan).
Sapendimas merupakan sistem pendokumentasi dan publikasi atau penyebaran hasil-hasil P2M para dosen. Dalam Sapedimas ini, secara mandiri, dosen akan mengentrikan data bibliografi P2M berserta fulltext-nya dari jaringan global di http://fisip.uns.ac.id/sapendimas. Setelah mengisikan login name dan user password, berbagai menu siap dioperasikan,  worksheet yang telah disediakan. Menu lain yang bisa diaktifkan Statistik, Search Menu dan contoh record hasil pencarian. Sebagai bentuk luaran dari Sapendimas, antara lain: 1) daftar P2M beserta peneliti/pelaksana dengan pilihan rentang waktu dan jurusan/prodi, 2) daftar P2M beserta peneliti/pelaksana menurut kelompok sumber dana dan pilihan rentang waktu dan jurusan/prodi, 3) rekapitulasi dana P2M, masing-masing jurusan/prodi dan keseluruhan beserta pilihan rentang waktu
4.    Penutup
FISIP UNS telah mengikuti perkembangan dan tuntutan TI. Untuk bisa dikembangakannya pelayanan administrasi akademik berbasis TI diperlukan dukungan dari pimpinan, dosen, staf dan mahasiswa, baik moral, dana dan fasilitas.