Ringkasan Modul 5: PUSAT DOKUMENTASI, JARINGAN KERJA DAN PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI

Modul 5

PUSAT DOKUMENTASI, JARINGAN KERJA DAN PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI

Purwono (2009) Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka. Modul 5.

Kegiatan Belajar 1: Pusat Dokumentasi dan Jaringan Kerja Informasi

Informasi yang semakin melimpah, baik jenis dan media penyimpanannya, kebutuhan akan informasi yan semakin meningkat, dana yang terbatas, menyebabkan perpustakaan tidak mampu mencukupi kebutuhan pengguna, menimbulkan perlunya kerjasama antar perpustakaan dalam berbagai bentuk agar dapat memenuhi kebutuhan informasi oleh pengguna.

A. BENTUK-BENTUK KERJASAMA
1. Pemanfaatan Koleksi Bersama (resource sharing):
a.    Silang layan
b.    Pemakaian ruang baca dan fasilitas lain
c.    Pertukaran data bibliografi
2. Kerjasama Pengadaan
a.    Spesialisasi pengumpulan pustaka
b.    Tukar menukar
3. Kerjasama Penyimpanan

B. BENTUK-BENTUK KERJASAMA PENUNJANG
1. Penerbitan Direktori Perpustakaan
2. Penerbitan dan Pertukaran Daftar Perolehan Pustaka Baru
3. Penyusunan Katalog Induk
4. Penyusunan dan Pengadaan Daftar Pustaka Yang Akan Disumbangkan
5. Pembinaan Berbagai Standar
6. Pembinaan Tenaga Pustakawan

C. SYARAT-SYARAT KERJASAMA
1. Kesadaran, kesediaan dan tanggungjawab untuk memberi dan menerima setiap peraturan, mekanisme dan harga, baik tertulis maupun lisan.
2. Memiliki pustaka yang terorganisir dengan baik
3. Memiliki penanggungjawab dan tenaga
4. Memiliki peraturan dan tatatertib perpustakaan
5. Memiliki mesin fotokopi atau reproduksi

D. AHAMBATAN-HAMBATAN DAN USAHA PENANGGULANGANNYA
1. Lemahnya Sarana dan Prasarana
2. Lemah Koleksi
3. Lemah Ketenagaan
4. Kurang Dipahaminya Manfaat Kerjasama
5. Dana
6. Kurang Adanya Informasi Antar Perpustakaan
7. Perbedaan Peraturan Tentang Fotokopi yang Terkait Dengan Hak Cipta
8. Kurangnya Sinkronisasi Peraturan/Sistem

E. KERJASAMA INFORMASI BERBASIS JARINGAN
Sebuah pusat informasi, selain tetap berfungsi sebagai perpustakaan, juga merupakan suatu agen yan melanggan informasi dari berbagai pangkalan data yang tersebar di seluruh dunia dengan bantuan telekomunikasi. Dalam menjalankan tugasnya sebagai penyedia jasa, pusat informasi tidak mungkin bisa bekerja mandiri dan independen. Untuk itu perlu adanya kerjasama antar pusat informasi dengan sarana komputer dan jaringan global, di mana setiap anggota harus memiliki pangkalan data. Dengan demikian akan bisa diimplementasinya komunikasi data.

F. JARINGAN KERJASAMA PERPUSTAKAAN/PUSAT INFORMASI DI INDONESIA

PENGERTIANJARINGAN INFORMASI
= Information Network
= Jaringan Kerja Informasi
Adalah suatu sistem terpadu dari badan-badan yang bergerak dalam pengolahan informasi, seperti: perpustakaan, pusat dokumentasi, pusat analisis informasi, dan pusat informasi dengan tujuan menyediakan pemasukan data yang relevan tanpa memperhatikan bentuk maupun asal data untuk keperluan masyarakat pemakai (Sulistyo-Basuki. Pengantar ilmu perpustakaan. Jakarta: Gramedia, 1998)

TUJUAN
1. Menjalin hubungan kerjasama antar lembaga atau pusat informasi
2. Untuk memperoleh dan mengkomunikasikan informasi kepada khalayak (pertukaran informasi)
3. Saling meringankan beban anggota jaringan dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi
4. Mempermudah proses pengumpulan informasi
5. Mempermudah dalam pemencaran informasi
6. Memperbanyak khasanah informasi

LINGKUP/ORIENTASI JARINGAN INFORMASI
1. Berorientasi pada bidang tugas yang bersifat umum: kesehatan, pertahanan, pemerintahan dan perdagangan
2. Berorientasi pada ilmu khusus: IPA, eksakta, sosial, dan teknologi
3. Berorientasi pada sumberdaya: sumberdaya alam, sumberdaya air, sumberdaya energi
4. Berorientasi pada manajemen: sistem informasi manajemen
5. Berorientasi pada jasa: perpustakaan, pusat dokumentasi dan arsip, pusat informasi

KONFIGURASI JARINGAN INFORMASI
1. Jaringan informasi desentrasisasi
2. Jaringan informasi terpusat
3. Jaringan informasi campuran

JARINGAN INFORMASI DI INDONESIA
1. Dirjen DIKTI  1988 mendirikan PUSYANDI (Pusat Layanan Disiplin Ilmu)
·    FH UI bidang Hukum
·    FK UNAIR bidang Kedokteran
·    FIK UI bidang Ilmu Komputer
·    FE UGM bidang Ekonomi
·    ISI Yogyakarta bidang Seni
·    IPB bidang Pertanian
·    ITB bidang Teknologi
2. Bidang Informasi Ilmu-ilmu Budaya dan Ilmu Sosial, koordinator Perpustakaan Nasional RI
3. Bidang IPTEK, koordinator PDII-LIPI
4. Bidang Biologi dan Pertanian, koordinator Perpustakaan Biologi dan Pertanian Bogor
5. Bidang Kedokteran dan Kesehatan, koordinator Bagian Dokumentasi dan Pengolahan Data, Badan Penelitian dan Pengembangan Departemen Kesehatan
6. Bidang Keluarga Berencana dan Kependudukan, koordinator BKKBN
7. Bidang Hukum dan Perundang-undangan, koordinator Badan Pembinaan Hukum Nasional
8. Bidang Masalah Bangunan dan Perumahan, koordinator Direktorat Tata Kota dan Tata Daerah, Direktorat Jenderal Cipta Karya Jakarta
9. Bidang Teknologi, Lingkungan Hidup, dan Alih Teknologi, koordinator Perpustakan Sentral LIPI Bandung
10. Bidang Pertahanan dan Keamanan, koordinator Perpustakaan Pusat Sejarah TNI
11. Bidang Pemukiman Manusia, koordinator Direktorat Penyelidikan Masalah Bangunan, Bandung
12. Bidang Masalah Lingkungan, koordinator Kantor Menteri Negara Pengawasan Pembangunan Lingkungan Hidup
13. Bidang Pengkajian Islam, koordinator Perpustakaan Pusat Islam Masjid Istiqlal Jakarta
14. Bidang Kewanitaan, koordinator Menteri Muda Urusan Wanita Jakarta

JARINGAN INFORMASI INTERNASIONAL
1. ESCAP (Economic and Sosial Commission for Afia dan Pasific), Bangkok: Demografi, Pertanian, Pengangkutan dan Perdagangan
2. United Nations Library, New York: Bidang Informasi mengenai PBB
3. UNEP (United Nations Environment Programme, Nairobi, Kenya : Lingkungan Hidup dan Racun Kimia
4. WHO (World Health Organization): kesehatan
5. ILO (International Labour Organization): tenaga kerja dan pendidikan khusus

PDII (Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah)-LIPI
Warung Informasi Teknologi (WARINTEK) yang tujuannya adalah untuk kemudahan akses informasi bagi masyarakat khusunya di daera. PDII melakukan disseminasi informasi antara lain pengiriman database bibliografi koleksi PDII dalam bentuk CD-ROM ke warintek-warinek yang ada di daerah juga ke instansi di daerah yang membutuhkan.
Cakupan Subyek
Mengenai Ilmu Murni (Kimia, Fisika, dll), Ilmu pengetahuan terapan (Teknik Kimia, Teknologi Pangan, dll) , Ilmu-ilmu sosial, Konflik, Gender atau studi wanita dan anak, lingkungan hidup

KOLEKSI PERPUSTAKAAN NASIONAL RI
Koleksi Umum
1. Buku (monograf) dari abad ke-16
2. Majalah dari abad ke-18
3. Bahan rujukan (almanak, ensiklopedia, kamus, dll.) dari abad ke-17
4. Koleksi Bahan Pustaka Terbaru
Koleksi Khusus
1. Koleksi Deposit Nasional
2. Manuskrip nusantara
3. Disertasi dari abad ke-18
4. Terbitan Perserikatan Bangsa-Bangsa dan cabang-cabang khusus
5. Naskah kuno +10.000 naskah dari berbagai daerah di Indonesia dan Asia
6. Peta dari abad ke-12
7. Lukisan kuno (pada kertas)
8. Gambar karya Johannes Rach (1720 – 1783)
9. Mikrofilm dan mikrofis
10. Koleksi braille
11. Rekaman audio-visual

G. JARINGAN PERPUSTAKAAN DIGITAL INDONESIA (INDONESIAN DIGITAL LIBRARY NETWORK)
Digital Library: sebuah sistem yang memiliki obyek informasi dan layanan akses melalui perangkat digital. Obyek informasi merupakan koleksi informasi yang berupa dokumen, gambar, multimedia dalam format digital. (Ganesha Digital Library)
Indonesia DLN:
·    jaringan perpustakaan digital di Indonesia
·    mengelola ilmu pengetahuan bangsa Indonesia
·    bisa diikuti oleh siapapun
·    ‘berbagi ilmu pengetahuan’ atau “knowledge sharing”
·    download dari http://idln.itb.ac.id

Kegiatan Belajar 2: Pemanfaatan Media Teknologi di Perpustakaan, Pusat Dokumentasi dan Informasi (Pusdokinfo)

A. DEFINISI DAN KLASIFIKASI
Media merupakan kata jamak dari kata ”medium” yang berasal dari bahasa Latin medium yang berarti antara. Umumnya, definisi media selalu didasarkan pada proses komunikasi. Media merupakan perantara bagi pengirim (sender) dan penerima (receiver) dalam melakukan pertukaran informasi. Medium berarti sesuatu yang dapat membantu menyampaikan pesan dan informasi dari sumber (komunikator) kepada penerima pesan (komunikan).
Karakteristik tersebut, menurut Jerold Kemp (1986), yaitu:
1.    kemampuan dalam mempresentasikan gambar (presentation)
2.    faktor ukuran (size): besar atau kecil
3.    faktor warna (color): berwarna atau hitam putih
4.    faktor gerak: diam atau bergerak
5.    faktor bahasa: tertulis atau lisan
6.    faktor keterkaitan antara unsur gambar dan suara: gambar saja, suara saja atau gabungan antara gambar dan suara

B. PEMANFAATAN MEDIA
1.    untuk memotivasi perilaku tertentu (to motivate): mempengaruhi sikap, nilai dan emosi. Contoh: film, video.
2.    menyampaikan informasi (to inform): mempresentasikan dan menyajikan informasi untuk individu maupun kelompok namun tidak menuntut penerimanya memberikan respon. Contoh: transparansi, slide.
3.    pembelajaran (to instruct): sebagai alat bantu  aktivitas pembelajaran, membantu pemakai untuk memahami informasi dan ilmu pengetahuan, bisa untuk mengatasi keterbatasan waktu dan ruang, bisa diulang-ulang, bisa untuk mengatasi pencarian informasi yang sulit, bisa sebagai medium untuk menggabungkan pengalaman baru dan pengalaman yang telah diperoleh. Contoh: media slide, film, video, kaset

·    Medium Audio
Media audio dianggap paling murah untuk mengomunikasikan pengetahuan dan informasi tertentu.  Media audio dapat berupa: piringan hitam, compact disk, pita open reel, dan kaset audio. Media audio menggunakan suara: manusia, binatang, musik, lingkungan sekitar. Media audio bisa dipakai untuk mengomunikasikan informasi dan ilmu pengetauan, misalnya: pidato pemimpin, merekam diskusi, menyajikan rangkuman pengetahuan dan informasi, merekam wawancara, menjelsakan prosedur, melatih keterampilan memahami pesan verbal (lisan).
·    Medium Transparansi
Transparansi merupakan medium yang hampir sama dengan medium slide. Medium transparansi merupakan salah satu media yang efektif untuk mengkomunikasikan informasi yang berupa: konsep, proses, fakta, data, statistik, gambar, rangkuman informasi, dan lainnya, baik untuk kelompok kecil maupun kelompok besar. Untuk menggunakan medium ini diperlukan perangkat keras (hardware) yang berupa overhead projector (OHP).
·    Medium Slide
Slide merupakan medium yang memiliki beberapa kesamaan dengan medium transparansi. Untuk menggunakan program slide diperlukan adanya slide proyektor yang berfungsi memproyeksikan gambar ke layar.
Medium slide mampu memproyeksikan program lebih besar ke layar. Oleh karena itu, medium ini sangat tepat jika digunakan untuk keperluan penyajian informasi atau presentasi pada pemirsa dalam kelompok yang tidak terlalu besar. Namun demikian, medium ini dapat juga digunakan untuk keperluan belajar secara individual.
·    Medium Video
Medium video merupakan medium audio visual yang dapat mengkomunikasikan pengetahuan dan informasi kepada pemirsa. Medium ini memiliki kesamaan dengan medium film, yaitu mampu menayangkan informasi dan pengetahuan sekaligus hiburan lewat perpaduan antara unsur gambar (visual) dan unsur suara (audio). Kesamaan yang lain, yaitu mampu mengkomunikasikan informasi, mampu menggambarkan proses atau prosedur, konsep yang kompleks dan keterampilan tertentu. Kemampuan ini memungkinkan medium video dapat menayangkan objek dan peristiwa menyerupai keadaan yang sesungguhnya.

C.    MEDIA YANG TIDAK DIPROYEKSIKAN
Bahan-bahan visual yang tidak diproyeksikan diartikan sebagai gambar dan teks yang tiodak diproyeksikan untuk melihatnya yang dapat diklasifikasikan menjadi (Robert Henrich, dkk, 1996): gambar diam (still pictures), bahan-bahan grafis (graphics materials), realia, model
D.    DESAIN DAN PRODUKSI GAMBAR DIAM DAN BAHAN GRAFIS
Dalam membuat medium visual perlu juga diterapkan beberapa prinsip desain visual agar informasi yang ada di dalamnya mudah dipahami dan menarik untuk dipelajari. Prinsip desain visual terdiri atas:
§ kesederhanaan (simplicity), harus memuat informasi yang penting saja dengan memberi huruf dan haris tebal; informasi yang detail bias dibuat dengan huruf lebih kecil dan tipis.
§ kesatuan (unity), hubungan seluruh unsur visual dengan membuat seluruh unsur visual berada dalam satu kesatuan yang memperlihatkan hubungan (dengan garus, bentuk, warna tekstur, ruang dan tanda panah).
§ penekanan (emphasis), diberikan pada informasi yang paling penting, bisa memlalui penggunaan ukuran, warna bentuk dan tuang.
§ keseimbangan (balance), berkaitan dengan cara penempatan unsur-unsur visual dalam keseluruhan medium visual. Prinsip keseimbangan: keseimbangan formasl (pembagian yang proporsional) dan keseimbangan informal (tidak memperlihatkan kesan statik, tetapi dinamik).
§ bentuk (shape/form), bentuk yang berbeda dari yang lain akan bisa menjadi pusat perhatian.
§ garis (line), berguna untuk menyatukan unsur-unsur visual dan untuk mengarahkan perhatian pada unsur-unsur tertentu.
§ ruang (space), pemanfaatan ruang agar menciptakan kesan statik dan dinamik.
§ tekstur (texture), untuk memberi penekanan terhadap unsur visual tertentu sehingga lebih menarik.
§ warna (color), warna dapat memberikan kesan tertentu dan menciptakan kesan yang menyeluruh.

E.    PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN MEDIA SERTA ALAT-ALAT PENUNJANG
Dalam mengelola perpustakaan yang baik, di samping koleksi media informasi secara lengkap, tentunya hal yang sangat penting di sini adalah bagaimana sistem penyimpanan dan pemeliharaan media informasi tersebut. Semakin baik sistem penyimpanan dan pemeliharaannya, maka akan memperkecil tingkat kerusakan yang mungkin timbul, serta membuat media informasi yang ada selalu siap pakai dan lebih tahan lama.

Ada beberapa faktor penyebab keruskan media, yaitu: panas/sinar matahari, panas api, debu-debu dan kelembaban udara atau cara penyimpanannya.

Bahan Kertas disimpan pada tempat yang jauh dari panas/sinar matahari. Permukaan dan pingiran kertas yang sering dipegang (bisa cepat kusam dan robek) perlu diberi pelindung, dijilid atau pelindung lubang. Hindari penyimpanan bahan dari kertas dengan cara menggulung (bisa menimbulkan keretakan), simpan bahan dari kertas dengan cara menggantung dengan menambah beban di baahnya.

Bahan Film bila kena sinar matahari akan menimbulkan keretakan, meleleh, noda dan warna akan pudar. Film sebaiknya disimpan dalam bungkus yang disediakan produsen.

Bahan Magnetik (pita tape, disk, plastik) Tape harus dipasang pada reelnya dan digulung kencang dan disimpan secara vertikal. Hindarkan tape dari debu, udara lembab. Disk harus dijauhkan dari minyak, debu dan kotoran. Disk hanya dipegang bagian pinggir saja, gunakan pembersih untuk membersihkan, disimpan secara vertikal, hindari goresan dan udara lembab.

Bahan Plastik disimpan rata agar tidak melenggung dan tertekuk. Hindari panas, simpan dalam kantong pelindung.

Ada dua sistem penyimpanan media informasi, yaitu: sistem akses terbuka dan tertutup.  Kedua sistem tersebut memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Untuk itu penggunaan sistem ini sangat tergantung dari kondisi perpustakaan yang ada. Sistem ini juga dapat digunakan secara terpadu. Tentunya penyesuaian-penyesuainan perlu dilakukan dalam rangka mencapai tingkat efektivitas dan efisiensi yang diinginkan, sesuai dengan situasi dan kondisi serta lingkungan perpustakaan.

F.    PEMELIHARAAN MEDIA DAN ALAT-ALAT PENUNJANG
Dalam menyimpan dan memelihara media informasi akan timbul berbagai masalah yang disebabkan oleh keanekaragaman media informasi yang ada. Oleh karena itu perhatian khusus harus diberikan pada faktor kerusakan, kehilangan, keamanan, dan lain-lain. Selanjutnya, yang juga harus mendapat perhatian karena bisa menjadi penyebab utama kerusakan media informasi adalah pemeliharaan alat-alat penunjang, seperti monitor TV, sekering, microphone dan juga lingkungan perpustakaan itu sendiri.

G.    MEDIA TEKNOLOGI INFORMASI
· Telekomunikasi
· Sistem Komunikasi Optik
· Sistem Pita-video dan cakram video
·  Komputer
· Mikrobentuk
· Komunikasi suara bantuan komputer
· Jaringan kerja data
· Surat elektronik/Media Internet
· Video teks dan teleteks