KONTRIBUSI LAYANAN BERBASIS WEB FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK DALAM MEWUJUDKAN E-ADMINISTRATION UNIVERSITAS SEBELAS MARET

1.    PENDAHULUAN
A.    Latarbelakang
Era Teknologi Informasi perlu disikapi sebagai pendorong menuju kemajuan, pengefektifan dan pengefisiansian tatanan kerja, termasuk pelayanan akademik. Sebagai dampak dari perkembangan teknologi informasi, Universitas Sebelas Maret mencanangkan E-Administration yang pelaksanaanya dimulai tahun 2010. E-administrasion akan merubah aktivitas dan pekerjaan yang dulunya dilakukan secara manual dan oleh banyak orang menjadi dilakukan dengan komputer beserta perangkatnya dan dilakukan oleh sedikit orang, bahkan dengan waktu yang lebih cepat dan akurat. Pelayanan e-administration dimungkinkan tersedia selama 24 jam sehari, 7 hari dalam seminggu.

E-administration mengubah dari “kantror tradisional” menjadi ”kantor tanpa kertas”. Hal ini sesuai dengan pernyataan “E-Administration, or electronic administration, refers to any of a number of mechanisms which convert what in a traditional office are paper processes into electronic processes, with the goal being to create a paperless office. This is an ICT tool, with the goal being to improve productivity and performance”. (http://en.wikipedia.org/wiki/E-Administration).

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, sudah berupaya mengikuti perkembangan teknologi informasi (e-administration). Implementasi SILADIK (Sistem Layanan Administrasi Pendidikdan dan Kemahasiswaan), SIAKAD (Sistem Administrasi Akademik) adalah wujud penerapan teknologi informasi. Sekarang sedang dirintis SIPENDIMAS (Sistem Administrasi Penelitian dan Pengabdian kepada masyarakat). Dengan kekuatan sumberdana dan sumberdaya manusia yang dimiliki, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, berpeluang untuk terus meningkatkan layanan berbasis web.

B.    Maksud dan Tujuan
Adapun tujuannya adalah untuk meningkatkan pelayanan adminstrasi yang cepat, tepat dan akurat, serta untuk meningkatkan citra di mata publik yang dilayaninya.

C.    Manfaat
Adapun manfaat yang bisa diambil dari pengimplementasian ini adalah:
1)    meningkatkan kualitas dan kuantitas pelayanan administrasi,
2)    membiasakan dosen dan mahasiswa untuk memanfaatkan pelayanan administrasi berbasis web.
3)    menyediakan data dan informasi untuk keperluan sivitas UNS dan masyarakat umum yang memerlukan.

2.    IMPLEMENTASI
Untuk mencapai pelayanan berbasis web beberapa hal telah dilakukan, sebagai berikut:
1).    Implementasi Siakad Online. Siakad online sudah teriplementasi dengan baik, walaupun masih ada beberapa sandungan-sandungan kecil yang perlu disingkirkan.

2).    Siladik. Siladik (Sistem Layanan Administrasi Pendidikan dan Kemahasiswaan) merupakan aplikasi berbasis web, dirancang Subbag Pendidikan Fisip dan diterjemahkan oleh staff Subbag Pendidikan Fisip dan koleganya untuk pelayanan administrasi akademik dan kemahasiswaan. Untuk saat ini, Siladik masih terbatas untuk mahasiswa S1 reguler. Dengan login NIM dan password tanggal lahir, mahasiswa akan bisa memperoleh formulir-formulir yang saling nyambung sebagai berikut:
a.    Pendidikan, meliputi:

a). Surat Tugas Personal
b). Surat Tugas Kelompok
c). Surat Keterangan Pra Survey
d). Pengajuan Judul Skripsi
e). Surat Ijin Penelitian
f).  Kesediaan Pembimbing Skripsi
g). Surat Keterangan telah memperoleh 120 SKS
h). Surat Tugas Pembimbing Skripsi
i). Form Pendaftaran Ujian Skripsi
j). Surat Keterangan Siap Ujian Skripsi
k). Surat Keterangan Bebas Teori
l). Form Pendaftaran Wisuda:
·    Surat Permohonan Ijasah
·    Biodata Wisudawan
·    Surat Keterangan Lulus Skripsi
·    Surat Keterangan Lulus Ujian
m).Surat Permohonan Ijin Selang 1, 2
b.    Kemahasiswaan, meliputi:

a). Surat Keterangan Masih Kuliah
b). Surat Keterangan Masih Kuliah (lampiran gaji)
c). Memo Bebas KOPMA
d). Surat Permohonan Beasiswa
e). Surat Bebas Beasiswa
f).  Surat Pernyataan Beasiswa
g). Surat Keterangan Untuk Beasiswa

3)    SIPENDIMAS adalah Sistem Administrasi Penelitian dan P2M Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNS berbasis web. Yang akan mempermudah dan mempercepat pekerjaan administrasi Penelitain dan Pengabdian kepada Masyarakat yang luarannya meliputi:
a.    Daftar judul Penelitain dan Pengabdian kepada Masyarakat beserta peneliti/pelaksana dengan pilihan rentang waktu
b.    Daftar judul Penelitain dan Pengabdian kepada Masyarakat beserta peneliti/pelaksana dari masing-masing jurusan/prodi beserta pilihan rentang waktu
c.    Daftar judul Penelitain dan Pengabdian kepada Masyarakat beserta peneliti/pelaksana menurut kelompok sumber dana
d.    Daftar judul Penelitain dan Pengabdian kepada Masyarakat beserta peneliti/pelaksana menurut kelompok sumber dana dari masing-masing jurusan/prodi beserta pilihan rentang waktu
e.    Rekapitulasi penghitungan dana Penelitian secara keseluruhan, masing-masing jurusan/prodi beserta pilihan rentang waktu.
f.    Rekapitulasi penghitungan dana Pengabdian kepada Masyarakat secara keseluruhan, masing-masing jurusan/prodi beserta pilihan rentang waktu.

4).    Pelayanan Penerimaan Soal-soal Ujian dan Nilai Melalui E-mail. Untuk efektivitas dan efisensi, telah dibuka layanan penerimaan penerimaan soal-soal ujian dan nilai melalui e-mail: widodo@uns.ac.id

5).    Optimalisasi Komputerisasi Perpustakaan. Perpustakaan Fisip telah menjadi bagian intergral dari jaringan informasi Perpustakaan UNS sengan UNSla-nya. Oleh karenanya perlu optimalisasi layanan yang bisa dilakukan dari “remote” oleh komunitasnya, misalnya: perndaftaran keanggotaan dan perpanjangan masa peminjaman yang bisa dilakukan oleh komunitas UNS.

6).    Web Publication. Penayangan jadwal kuliah, jadwal ujian, peraturan-peraturan bidang pendidikan, lowongan pekerjaan, kegitan Fakultas dan UKM Fakultas dan pengumuman/informasi lain, serta kebijakan Pimpinan pada website Fisip.

7).    Digitalisasi Record Akademik. Data nilai, transkrip akademik dan kopi ijasah, perlu diselamatkan dari kerusakan/kehancuran karena dimakan usia atau rayap/rengat. Untuk hal tersebut perlu dilakukan “restorasi” atau mengalihkan ke dalam bentuk digital, yang kemudian diupload di server UNS untuk bisa digunakan kapanpun dan darimanapun.

8).    Layanan Legalisir. Telah digagas untuk membangun sistem guna implementasi layanan legalisir ijasah dan transkrip akademik berbasis web.

3.    PENUTUP
A.    Kesimpulan
Teknologi Informasi telah lama merambah ke delam tatanan kerja. Beberapa hal telah dilakukan oleh Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik untuk menyesuaikan dengan perkembangan dan tuntutan Teknologi Informasi.

B.    Saran
Untuk bisa dikembangakannya pelayanan administrasi akademik berbasis web diperlukan dukungan dari pimpinan, baik moral, dana dan fasilitas serta dukungan staff.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

Skip to toolbar