Ringkasan Modul 4: PENGINDEKSAN DOKUMEN

Modul 4
PENGINDEKSAN DOKUMEN

Purwono (2009) Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka. Modul 4.

Dokumen perlu dibuatkan sarana temu kembali, yaitu sarana bibliografi (bibliographic device) yang meliputi: bibliografai, katalog perpustakaan, dan indeks.

Kegiatan Belajar 1: Bibliografi dan Bibliografi Internasional

A. BIBLIOGRAFI
Bibliografi (dari bahasa Yunani βιβλιογραφία, bibliographia, secara harfiah “penulisan buku”):
1. Sebagai sebuah praktik, adalah buku studi akademis seperti fisik, benda-benda budaya, dalam pengertian ini, juga dikenal sebagai bibliology (dari bahasa Yunani-λογία,-logia) .
2. Secara keseluruhan, bibliografi tidak peduli dengan isi buku-buku sastra, melainkan lebih kepada “bookness” buku.
3. Sebuah bibliografi, produk dari praktek bibliografi, adalah daftar sistematis buku dan karya-karya lain seperti artikel jurnal.
4. Bibliografi berkisar dari “karya dikutip” daftar di akhir buku dan artikel untuk menyelesaikan, publikasi independen.
5. Sebagai karya-karya yang terpisah, mereka mungkin dalam volume terikat seperti yang ditunjukkan di sebelah kanan, atau terkomputerisasi database bibliografis.
6. Sebuah katalog perpustakaan, meskipun tidak disebut sebagai bibliografi, adalah bibliografis di alam. Bibliografi karya-karya hampir selalu dianggap sebagai sumber tersier.
7. Bibliografi adalah suatu daftar terbitan yang memberikan informasi mengenai data kepengarangan, judul, edisi, tempat terbit, penerbit, tahun terbit dan keterngan fisik dai buku yang disebut koleksi. Bisa juga daftar tadi dilengkapi ISBN dan harga. Sekarang, kedua kategori mencakup bibliografi karya-karya tersebut dalam format lain, termasuk rekaman, film dan video, objek grafis, database, CD-ROM dan website.
Selain sebagai penyebaran informasi dan penelusuran informasi, bibliografi juga berfungsi sebagai alat pengawasan terbitan. Sebagai alat pengawasan, dengan tersebarnya informasi tentang terbitan, maka para ilmuwan dengan mudah dan cepat mengetahui berbagai terbitan. Di samping itu, duplikasi penelitian bisa dihindari.

Bessy Graham:
Catatan ilmiah mengenai buku.

Roy Stokes:
Daftar buku (a list of books).

Clapp:
1. Bibliografi analitis (Analitical bibliography): bibliografi yang memberikan penjelasan mengenai pengarang, terbitan dan sasl mula naskah.
2. Bibliografi sistematis (Sistematic bibliography): disusun menurut sistem tertentu yang sesuai dengan tujuan penyusunan.

Robinson:
1. Bibliografi Umum:  program secara internasional (universal), kelompok bahasa tertentu, regional (dari beberapa negara).
2. Bibliografi Khusus: menurut subjek, bentuk terbitan (misal: fiksi), menurut kurun waktu), menurut kategori terbutan (misal: best seller), terbitan lingkup wilayah.

Fredson Bowers:
Bibliografi analitis (bibliografi kritis)
Bibliografi enumeratif (bibliografi sistematis)

B. KATALOG PERPUSTAKAAN

Setiap dokumen harus memiliki cantuman bibliografi yang disebut juga entri katalog dan terdiri atas:
1. Deskripsi bibliografi
2. Tajuk
3. Nomor panggil

Katalog adalah himpunan rujukan atau berkas yang teratur untuk mencatat dokumen (pustaka atau koleksi). Dalam perkembangannya, katalog mengarah ke berkas yang terbacakan mesin, sehingga muncul istilah file. Tujuan katalog:
1. identifikasi dokumen primer
2. menentukan lokasi dokumen
3. alat temu kembali
4. administrasi kumpulan dokumen

Fungsi katalog oleh Charles A. Cutter:
1. memungkinkan orang enemukan dokumen yang diketahui: pengarang, judul subjek.
2. menunjukkan karya yang dimiliki perpustakaan/unit informasi: oleh pengaang tertentu, subjek tertentu, jenis (bentuk) tertentu.
3. membatu dalam pemilihan dokumen dalam hal; edisi, sifat

C. INDEKS

Indeks dari bahasa latin indics yang berarti telunjuk, sebagai kata kerja berarti menunjuk. Dengan kata lain, indeks berarti apasaja yang menunjukkan. Indeks mempunyai 3 unsur:
1. merupakan petunjuk atau referensi  tentang item atau informasi/data.
2. informasi/data tersebut disusun secara sistematis.
3. susunan sistematis tersebut adgar mudah dipahami dan ditelusur.

Fungsi Indeks:
1. alat penelusur informasi.
2. petunjuk tentang data atau informasi.
3. menghubungkan subjek atau cabang ilmu pengetahuan.
4. alat seleksi bahan pustaka.

Indeks terdiri:
1. Tajuk atau heading: kata atau frasa pada bagian awal entri.
2. Modifikasi: adanya subjek dan subsubjek.
3. Lokator: penunjuk yang menyatakan lokasi dapat ditemukan.

Penyusunan Indeks:
1. Berurutan: alfabetis (kata demi kata, kemudian huruf demi huruf, numerikal (setiap entri diberi nomor urut).
2. Hirarkis: kronologis (entri disusun berdasarkan urutan waktu), klasifikasi (berdasarkan urutan klasifikasi).

D. STANDAR BIBLIOGRAFI INTERNASIONAL

Srandar merupakan aturan yang berguna untuk membimbing, tetapi bisa bersifat wajib. Untuk tiap dokumen hanya satu kali dibuatkan cantuman bibliografi yang konprihensif. Cantuman harus dibuat secepatnya setelah dokumen diterbitkan atau tidak diterbitkan. Oleh karenanya dalam penyusunan bibliografi harus memperhatikan:
1. Penentuan Tajuk Subjek, yang menyangkut tajuk utama dan tajuk tambahan.
2. Penentuan Deskripsi, yang meliputi 8 daerah deskripsi bibliografi.
3. Sistem Penomoran Internasional: ISBN, ISSN, CODEN

ISBN terdiri dari 10 digit nomor dengan urutan penulisan adalah kode negara-kode penerbit-kode buku-no identifikasi. Namun, mulai Januari 2007 penulisan ISBN mengalami perubahan mengikuti pola EAN, yaitu 13 digit nomor. Perbedaannya hanya terletak pada tiga digit nomor pertama ditambah 978. Jadi, penulisan ISBN 13 digit adalah 978-kode negara-kode penerbit-kode buku-no identifikasi.

Prefiks ISBN untuk negara Indonesia adalah 979 dan 602. Contoh pola ISBN untuk buku-buku di Indonesia:
978-979-penerbit-kode buku-no identifikasi
978-602-penerbit-kode buku-no identifikasi
979-979-penerbit-kode buku-no identifikasi
979-602-penerbit-kode buku-no identifikasi

Kegiatan Belajar 2: Sarana Simpan dan Temu Kembali Dokumen/Informasi

A. SUSUNAN KOLEKSI DOKUMEN DAN KATALOG PERPUSTAKAAN

Dokumen yang telah diproses perlu disusun dengan mengikuti aturan atau sistem tertentu (shelf arrangement). Dokumen yang tersusun di rak perlu diberikan sarana untuk temu kembali yang berupa rekaman bibliografi (bibliographic record) yang disebut katalog. Katalog mengandung tajuk utama (main heading) dan tajuk tambahan (added entry). Katalog kemudian disusun menurut aturan tertentu pula.

B. SUSUNAN DOKUMEN

Susunan dokumen juga berfungsi sebagai sarana temu kembali. Ada dua sistem penembatan dokumen:
1. Penempatan tetap (fixed location/order): mempunyai tempat tetap; disusun menurut urutan penerimaan, ukuran atau ciri non fisik; susunan tidak bisa dipakai sebagai sarana temu kembali.
2. Penempatan relatif (relative location/code): disusun berdasarkan isinya (subjek)/nomor klas, dapat dipindah atau digeser, dokumen baru bisa disisipkan, bisa untuk “browsing”, bisa dijadikan sarana temu kembali.

C. SISTEM KATALOG PERPUSTAKAAN

Dua sistem penyusunan katalog:
1. Berabjad (alphabetical): jajaran pengarang/judul berabjad, jajaran subjek berabjad.
2. Berkelas (classified): jajaran pengarang/judul berabjad, jajaran subjek berabjad, jajaran subjek berkelas.

Variasi sistem penyusunan katalog:
1. Terpadu (Dictionary catalog)
2. Terbagi (Divided catalog)

Format/bentuk katalog:
1. Katalog kartu (card catalog)
2. Katalog berkas (sheet catalog)
3. Katalog tercetak (printed/book catalog)
4. Katalog COM (Computer Output Microform)
5. Katalog On-Line/OPAC

D. KOMBINASI SARANA TEMU KEMBALI

Sarana temu kembali dokumen: katalog, susunan dokumen, bibliografi, dan shelflist (daftar pengerakan).

Selflist adalah daftar milik perpustakaan yang entri-entrinya disusun menurut urutan dokumen di rak. Selflist dilenakgapi dengan jumlah kopi, nomor induk, harga, kopi yang hilang dan lainnnya. Selflist berfungsi: memantau lokasi dokumen, kendali untuk nomor panggil, sarana untuk inventarisasi (stock opname), pemantau keseimbangan koleksi.

Temu Kembali
Menurut Zainab (2002: 41): suatu proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-istilah pencarian untuk untuk mendefinisikan dokumen sesuai dengan subjek yang diinginkan.
Menurut Salton (1983:1): merupakan suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi tersebut.

E. BAHASA PENELUSURAN

1. Bahasa Alamiah: setiap istilah yang ada pada judul.
2. BahasaTerkontrol: setiap istilah yang berasal dari subjek.

F. EFEKTIVITAS SISTEM TEMU KEMBALI INFORMASI

Lanccaster (1980: 140): efektovitas dari suatu sistem temu kembali informasi adalah kemampuan dari sistem itu untuk memanggil berbagai dokumen dari suatu basis data sesuai dengan permintaan pengguna. Ada dua yang biasanya digunakan dalam mengukur kemampuan suatu sistem temu kembali informasi: rasio atau perbandingan perolehan (recall) dan ketepatan (precicion).

G. KATALOG TERPASANG DAN KATALOG INDUK TERPASANG

Barbara (2001): katalog terpasang (online catalog) merupakan katalog perpustakaan yang memuat informasi data bibliografi berbasis komputer, di mana data disimpan pada suatu server sehingga data tersebut bisa diakses langsung secara terpasang/terhubung dari komputer terminal (workstation) baik lokal maupun global.