TREND LAYANAN REFERENSI

TREND LAYANAN REFERENSI

PENDAHULUAN

Tugas yang fundamental dari perpustakaan dan pusat-pusat informasi adalah menyimpan, memproses dan menyebarluasakan informasi. Penyimpanan informasi tidaklah sesuatu hal yang baru bagi dunia perpustakaan. Hal itu telah dikembangkan sejak abad yang lalu. Pada waktu itu seorang kataloger menggunakan mesin ketik untuk me-record informasi mengenai buku : pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, dimensi dan lain sebagainya. Namun, beberapa puluh tahun terakhir perpustakaan-perpustakaan seolah-olah kebanjiran dengan munculnya berbagai teknologi untuk menyimpan, mengolah dan menyebarkan informasi, seperti misalnya : penggunaan komputer yang dilengkapi dengan database atau CD ROM, fax, dsb.

Transisi teknologi – dari manual ke alat elektronik – tentunya akan meningkatkan efektivitas kegiatan perpustakaan, terutama di bidang layanan jasa kepada masyarakat pemakainya, atau bila lebih spesifik lagi bagi layanan referensi. Dengan penggunaan alat elektronik akan lebih pempermudah bagi petugas referensi untuk mencari dan menemukan informasi yang aktual. Tidak hanya untuk pelacakan data, dalam perkembangannya juga untuk peng-edit-an apa yang telah ditemukan oleh pegutas referensi yang selanjutnya bisa dikirim langsung ke pemakai melalui jaringan Network – Internet. Sebagai dampaknya, semakin kompleks dan bervariasi pelayanan yang disajikan oleh perpustakaan akan semakin bertambah pertanyaan yang masuk di menja referensi. Dengan kata lain, semakin bertambahnya kemampuan komputer untuk menyimpan dan mentranfer data dan informasi akan semakin bertambah permintaan untuk penelusuran lewat remote control.

Maksud ditulisnya paper ini tak lain untuk memberikan gambaran kepada para pembaca tentang layanan referensi yang tentunya merupakan bahan pemikiran dan suatu tantangan bagi kita di masa kini untuk mengejar ketinggalan. Namun, di sini tidak dibahas mengenai pelayanan referensi teroritis sebab telah banyak yang membicarakannya baik lewat diktat maupun dalam kesempatan pertemuan – pertemuan, misalnya : seminar, lokakarya, kursus/diklat perpustakaan, dan lain sebagainya.

NETWORKS

Networks boleh dikatakan suatu jaringan. Dalam arti yang sempit boleh diartikan dua orang atau lebih yang saling menukar informasi dan saling memberi bantuan. Mereka itu bisa antar ilmuwan atau para peneliti yang sama – sama tertarik dalam bidang tertentu. Netwoks bisa diartikan jaringan kerjasama atar perpustakaan, misalnya : perpustakaan khusus dengan perpustakaan perguruan tinggi, di mana koleksi perpustakaan Perguruan Tinggi tentunya lebih lengkap. Bisa juga jaringan kerjasama atar perpustakaan khusus, dan sebagainya. Hal itu tentunya tergantung daripada kreatifitas pustakawannya yang didasarkan atas kebutuhan masyarakat pemakainya.

NETWORKS KOMPUTER

Jika Networks diartikan dalam komputer, yaitu penggabungan komputer yang satu dengan komputer yang lain, di mana komputer yang satu, dengan perintah tertentu, akan bisa melakukan komunikasi. Mestinya ada suatu alat tertentu sehingga data bisa ditransfer melalui komputer. Alat-alat yang mungkin diperlukan untuk melakukan hal itu, misalnya : cooper wires, optical cable, telephone lines, microwave, satellite chanel atau kombinasi dari semuanya. Komputer Networks memungkinkan para pemakainya mengirimkan e-mail (electronic mail) sebagai alternatif pengiriman surat, telepon, atau fax. Atau dengan kata lain networks komputer merupakan salah satu sarana komunikasi di abad ini.

Kerry Weeb1 mengidentifikasi dua tipe network yang berhubungan erat dengan perpustakaan : yaitu LANs (Local Area Networks dan Bibliographic Networks. LANs yaitu jaringan komputer yang terbatas dalam areal tertentu, misalnya sebuah gedung perpustakan, atau kampus sebuah universitas. Sedangkan Bibliographic Networks adalah jaringan komputer yang bisa mengubungkan sebuah kota, sebuah negara, atau bahkan beberapa negara. Dari kedua Networks tersebut dapat diambil keuntungan yang salah satunya adalah pelacakan data ke database yang dituju. Tidak hanya itu, tetapi bisa dipakai juga sebagai ajang diskusi.

Di Autralia, misalnya : ABN (the Australian Bibliographic Network) yang disentrakan dan difokuskan pada jaringan katalogisasi dan dipusatkan di National Library of Australia. Perpustakaan Nasional tersebut merecord semua buku, serial, dan bahan pustakan yang lain yang ada di perpustakaan di seluruh Australia lengkap dengan data yang menunjukkan di mana koleksi tersebut bisa ditemukan. Sebagai tambahan informasi, karena jaringan tersebut merupakan suatu jaringan database, maka akan sangat bermanfaat sekali sebagai sumber informasi bagi seluruh anggota jaringan, sehingga akan mempermudah pelaksanaan inter library loan (pinjam meminjam antar perpustakaan). Contoh lain yaitu AARNet (the Australian Academic Research Network), di mana jaringan ini menguhungkan seluruh perpustakaan akademik dan perpustakaan khusus (riset) dan dengan beberapa organisasi komersial lainnya. Jaringan itu juga dihubungkan juga dengan jaringan di negara lain, misalnya : di Amerika, Eropa, dan Inggris. Beberapa fasilitas yang disediakan oleh AARNet adalah :

– e-mail exchange, yang memungkinkan para pemakainya mengirim pesan lewat komputer ke jaringan lokal maupun internasional.

– file transfer, yang memungkinkan bagi pemakai berpindah file dari direktori yang satu ke direktori yang lain.

– a means of connection, yang memungkinkan para pemakainya untuk memasukkan suatu perintah ke dalam komputer yang lain sekalipun jauh jaraknya.

– information, opinion and ideas exchange, and discussion, yang memungkinkan para pemakainya untuk penyabaran informasi, ide atau gagasan, dan ajang diskusi dengan para pemakai yang lain dalam topik yang berbeda dan dalam jarak yang jauh pula.

JASA INTERNET DALAM LAYANAN REFERENSI

Adalah karena ketangguuhan cara kerja internet, perpustakaan dan pusat informasi yang lain memanfaatkannya untuk menngkatkan dan memperluas layanan referensi pada masyarakat pemakianya. Setiap layanan yang tersedia adalah merupakan jawaban yang dilontarkan para pemakai jasa perpustakaan. Mementara itu, paralel dengan tuntutan pemakai, jawaban – jawabannya akan mencakup, misalnya : penunjukan, pemberian informasi singkat atas sebuah pertanyaan dan penyediaan data yang siap pakai.

Layanan yang lain yang disediakan adalah pemberian bantuan pelacakan di mana data dapat ditemukan, atau bisa juga mengkontak langsung kepada ahlinya, pemberian sitision, ataupun beberapa teks artikel.

Hasil survey yang dilaksanakan Sharyn Ladner dan Hope N. Tillman2 menyebutkan bahwa, dengan keunggulan internet akan membantu mempermudah dan mempercepat dalam pelayanan referensi. Hampir semua renpondennya melaporkan bahwa, dengan menggunakan internet akan memperpendek jarak dan mengurangi kesenjangan atau perasaan terisolasi antar sesama pustakawan, sehingga akan menimbulkan rasa kesatuan, rasa kebersamaan dan rasa persahabatan dalam satu profesi. Responden yang lain mengatakan bahwa, akan mempercepat komunikasi – mengurangi beaya telepon, waktu – yang semuanya itu sangat membantu sekali dalam menjawab pertanyaan referensi dengan tepat dan cepat.

Kecepatan waktu dalam komunikasi dengan sesama anggota jaringan merupakan hal yang sangat fital bagi petugas referensi. Jika dibandingkan dengan sistem pengiriman dokumen beberapa tahun yang lalu, tentunya akan jauh berbeda. Beberapa tahun yang lalu perpustakaan mengirimkan dokumennya dengan menggunakan jasa pos, tapi untuk saat ini dokumen permintaan bisa dikirim lewat jaringan komputer, dengan e-mail. Sedangkan hasil pelacakan petugas perpustakaan akan dapat diterima lewat fax.

Keuntungan yang lain penggunaan internet adalah internet memungkinkan pemakainya sebagai ajang diskusi, seperti BUSLIB-L, MEDLIB-L, and LIBREF-L. BUSLIB-L, didirikan tahun 1990, adalah sebuah forum diskusi lewat elektronik yang berhubungan dengan tren-tren perpustakaan saat ini. Topik yang dibahas dalam diskusi tersebut antara lain : penanganan bahan pustaka dan weeding-nya, CD-ROM dan online, public relation, user services, dsb. Hampir mirip dengan BUSLIB-L, MEDLIB-L yang dimulai tahun 1991 adalah sebuah forum diskusi bagi petugas atau pustakawan dari perpustakan ilmu kedokteran dan ilmu kesehatan. Dalam diskusi mereka, topik yang dipilih antara lain : ide pengembangan ilmu kesehatan dan kedokteran.

Contoh grup diskusi yang lain adalah LIBFER-L, sebuah diskusi mengenai isu-isu referensi yang dimulai dan dikoodinasi pada tahun 1990 oleh Kent State University. Topik yang mereka pilih dalam diskusi, antara lain : manajemen referensi : tantangan teknologi terbaru bagi petugas referensi yang mereka perlukan, berapa lama seorang pemakai jasa perpustakaan harus menunggu atas jawaban pertanyaan dari petugas referensi, dll.; menejemen koleksi : criteria weeding, ukuran ideal untuk koleksi referensi, kode ethik petugas referensi, misalnya apakah dia boleh menjawab pertanyan dengan jawaban yang subyektive dan kontrol informasi.

Semua yang terpapar di atas merupakan dampak dari semakin berkembangnya teknologi. Dengan kecanggihan komputer yang dihubungkan dengan internet dan diinstal, misalnya : dengan UNIX system, atau Sprint Net, atau TYMNET akan memungkinkan para pemakainya, baik petugas referensi dan pemakai jasa perpustakan untuk melacak database yang sudah banyak tersebar di pasaran, seperti DIALOG, STN, RLIN, OCLC’s EPIC, MEDLIN dan sebagainya (UNS mempunyai database BIBLIOFILE). Keuntungan menggunakan UNIX, misalnya, jika seorang petugas referensi sedang melacak ke database maka dia akan bisa langsung masuk ke file yang ada (Dia tidak harus keluar menu kemudian pindah ke menu yang lain untuk mendapatkan informasi). Setelah diyakini bahwa, pelacakan itu yang diharapkan, maka segera dia bisa mengeditnya dan bisa langsung mekirimkannya ke pemakai. Keunikan lain dengan menggunakan UNIX system, sekalipun seberapa jauh pemakai jasa perpustakaan berada, dia akan bisa mengetahui apa yang sedang dilacak oleh pertugas perpustakaan berkenaan dengan pertanyaannya yang dilontarkan. Jika keduanya mempuyai hubungan telepon, maka akan memungkinkan baginya mendiskusikan pelacakan itu untuk menentukan tetepatan pelacakan.

Keunggulan yang selanjutnya, tetapi saya kira bukan yang terakhir, dan bisanya digunakan dalam sebuah kelas untuk memperdalam UNIX system. Saat seorang mendemonstrasikan pelacakan data, pada waktu yang bersamam seorang peserta akan mengikutinya dan menirukannya lewat komputernya. Jika pelacakan telah ditemukan, hasilnya bisa langsung ditransfer ke komputer perserta yang lain.

Dari apa yang ditulus di atas, internet bukan merupakan sumber data melainkan berfungsi sebagai alat komunikasi untuk mengendalikan dan menyebarluaskan informasi.

KESIMPULAN

Dari waktu ke waktu perpustakaan selalu mengembangkan sayapnya untuk mencapai pelayanan yang terbaik bagi masyarakat pemakainya. Tetapi, perpustakan-perpustakaan di negara maju jauh lebih dulu mengembangkan misinya meninggalkan rekan-rekannya di negara yang sedang berkembang ataupun di negara-negara dunia ketiga. Tahun 1990 merupakan era baru dikembangkannya layanan referensi melalui sebuah jaringan, internet. Internet yang dilengkapi dengan software tertentu, yang kini banyak dijual di pasaran, akan memberi kesempatan bagi pemakinya untuk melacak database yang telah banyak beredar di pasaran pula. Era baru itu, kalau boleh saya ambil sebagai istilah lain : “revolusi untuk pelayanan referensi”, akan memperpendek jarak dari perpustakaan yang satu ke perpustakaan yang lain di dunia. Sehingga memang benar ada istilah “LIBRARY WITHOUT WALL” ( perpustakaan tanpa dinding pembatas).

———————–

REFERENCES :

1. GOLDSTEIN, Cecil and Ron Heard. Getting the most of AARNet. Queensland : Queensland University of Technology, Cumputing Services, 1992.

2. KALIN, Sally W and Roy Tennant. “Beyond opacs … the wealth of information resouces on the internet”. Database. 14 (4) August 1991 : 28 – 33.

3. KEAYS, Thomas. “Searching online database services over the internet”. Online. v. 17 no. 1 January 1993 : 29 – 33.

4. LADNER, J. Sharyn and Hope N. Tillman. “Using the internet for reference”. Online. v. 17 no. 1 January 1993 : 45 – 51.

5. NATIONAL LIBRARY of AUSTRALIA. ABN handbook 1988 – 89 Part 1 : a new user’s guide. Canberra : National Library of Australia, 1988.

6. PASTER, Amy and Bonni Osif. “Great expectations : satisfying today’s patrons’. Special library. Fall 83. 4 (1992) : 195 – 198.

7. QUINT, Barbara. “Inside a searcher’s mind : the seven tages of an online search – part 1 – 2” Online. 15 (3) 1991 – 15 (4) 1991 : 13 – 18, 28 – 35.

8. WEBB, Kerry. “Networks”. Information technology design and application. edited by N. Lane and M. Clisholm. Boston : GK Hall, 1991.