SEKILAS TENTANG PENGEMBANGAN KOLEKSI

PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI

oleh Widodo H. Wijoyo

1 PENDAHULUAN

Pada dasarnya, perpustakaan adalah perpaduan antara manusia, tempat/fasilitas dan informasi. Dikatakan perpaduan di sini karena satu dengan yang lainnya saling ketergantungan. Manusia, yaitu pengelolanya dan pemakianya. Tempat/fasilitas merupakan sarana yang digunakan manusia untuk melakukan “transaksi informasi”, sedang informasi – bisa berupa buku, jurnal, majalah, koran dan materi yang lainnya – adalah bahan-bahan yang harus disajikan di perpustakaan. Sehingga dengan keterpaduan tadi akan jelas misi yang diemban oleh sebuah perpustakaan, yaitu antara lain turut mencerdaskan bangsa dengan menyediakan informasi yang diperlukan, melesatarikan nilai-nilai budaya bangsa dan berkiprah dalam pengembangan ilmu dan teknologi. Para pustakawan tahu bahwa, tidak semua misi yang diemban oleh perpustakaan akan bisa tercapai. Hal-hal yang mempengaruhi tercapainya misi perpustakaan adalah, antara lain :

– sistem pelayanan

– staff perpustakaan

– konsidi perpustakaan

– pendanaan untuk perpustakaan

– kondidi koleksi

– peralatan yang disediakan dalam perpustakaan

– perhatian para pimpinan yang lebih tinggi dimana perpustakaan itu bernaung terhadap perpustakaan

Pada tulisan ini tidaklah membicarakan keseluruhan faktor di atas yang mempengaruhi jalannya kegiatan perpustakaan, akan tetapi terfokus pada bidang pengembangan koleksi perpustakaan Perguruan Tinggi.

2 PERPUSTAKAAN DAN MASYARAKAT PEMAKAINYA

Banyak, terutama pengguna, yang tak mengetahui tentang peranan perpustakaan. Mereka mengira perpustakaan hanya tempat untuk menyimpan dan memperoleh buku, majalah, journal dan koleksi yang lain. Mereka tidak berfikir tentang berbagai macam layanan yang disediakan oleh perpustakaan, misalnya memberi petunjuk tentang letak koleksi, melakukan layanan peminjaman, penyediaan data, menjawab pertanyaan referensi, dll. Tentu saja para pustakaan menyadari itu semua demi keberadaan perpustakaan dan pustakawannya.

G. Edward Evan1 mengatakan bahwa, ada 4 tipe : perpustakaan perguruan tingi, perpustakaan sekolah, perpustakaan umum, dan perpustakaan khusus. Dimana satu perpustakaan akan berbeda dengan perpustakaan yang lainnya. Hal ini tergantung dari jenis perpustakaannya yang tentunya dari tipe itu akan mempunyai masyarakat pemakai yang berbeda. Oleh karenanya, koleksinya harus disesuaikan dengan kebutuhan pemakainya. Karena masyarakat pemakainya berbeda, maka sistem pelayanannyapun akan berbeda pula.

3 PERAN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI

Louis Round Wilson dan Maurice F. Tauber2 mengatakan :

adequate resources for carrying out the university’s objectives in instruction, research, and extension implement the function of preserving the accumulating source materials necessary for scholarly pursuits.

dari poin di atas peranan perpustakaan perguruan tinggi dapat diartikan untuk menyediakan koleksi guna menujang tujuan universitas. Koleksinya harus meliputi permatakuliahan yang diselenggarakan dan materi pendampingnya. Dan juga, untuk mendukung riset baik tingkat fakultas maupun universitas. Untuk hal inilah perpustakaan harus menyediakan materi yang berupa antara lain : buku, journal, majalah/koran, manuscripts, dan film.

Sejalan dengan itu, tugas utama perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk menyediakan materi guna menunjang terlaksananya TRI DHARMA Perguruan Tinggi di mana perpustakaan itu bernaung, yaitu :

– pendidikan dan pengajaran

– riset dan pengembangan ilmu dan teknologi

– pengabdian pada masyarakat

Mahasiswa datang ke perpustakaan pada dasarnya untuk membaca literatur bagi perkuliahannya. Tidak hanya itu, mereka juga ingin mendapatkan informasi yang lebih untuk keperluan riset maupun untuk referensi thesisnya. Disinilah letak tanggungjawab perpustakaan untuk menyediakan informasi yang diperlukannya, sehingga dengan koleksi itu akan nampak efektifitas perpustakaan. Perpustakaan akan gagal dalam membawakan misinya, apabila koleksinya tak mencukupi sehingga mahasiswa tidak menemukan apa-apa di perpustakaan.

Lain halnya dengan staf pengajar, mereka datang ke perpustakaan untuk keperluan mencari informasi yang up-to-date bagi perkuliahan yang mereka berikan, ataupun untuk keperluan riset. Membangun sebuah perpustakaan untuk riset sangat mahal, karena tentunya para pengajar menginginkan jumlah koleksi yang besar, belum lagi jurnal yang harus di langgan.

Sulit rasanya untuk membangun perpustakaan yang mampu menyediakan kolesi yang dibutuhkan oleh para pemakainya, baik dosen maupun mahasiswa. Alasan yang paling mendasar tentunya mengenai pendanaan untuk perpustakaan. Di sinilah para pustakawan dan para pengambil keputusan akan diuji kemampuannya untuk membuat suatu kebijakan dalam pembinaan koleksi perpustakaan. Yang tentu saja harus bijaksana dalam membelanjakan anggaran, agar dengan dana yang terbatas, kebutuhan “minimum” pemakai perpustakaan terpenuhi. Yang dimaksud dengan kebutuhan minimum di sini adalah tersedianya koleksi referensi bagi perkuliahannya.

4 KEBIJAKSANAAN PENGEMBANGAN KOLEKSI DI PERPUSTAKAAN PT

4.1. Instilah Collection Development dan Maknanya

Eward Evans3 memberikan batasan istilah “collection development” sebagai suatu proses untuk mengetahui peta kekuatan dan kekurangan atau kelemahan koleksi perpustakaan, sehingga dengan demikian akan tercipta sebuah planning untuk memperbaiki peta kelemahan tadi dan mempertahankan kekuatan koleksi. Dia menambahkan bahwa, “collection developmet is a ‘written statement’ of that plan, providing details for guidance of the library staff”. Karena pengembangan koleksi merupakan statemen tertulis, maka tentunya harus berupa sebuah dokumen. Dokumen itu akan berisi rincian rencana kegiatan dan segala informasi yang digunakan oleh pustakawan sebagai dasar dalam berfikir dan menentukan kebijaksanaan saat mengembangkan koleksi perpustakaannya. Dokumen ini digunakan sebagai tempat untuk berkonsultasi saat pustakawan akan menentukan bidang-bidang koleksi apa yang akan dibeli dan berapa banyak untuk masing-masing bidang itu.

Tanpa statemen yang tertulis, maka akan terjadi perbedaan pandangan dalam mengembangkan loleksi perpustakaan, karena di dalam pengembangan koleksi itu akan melibatkan sejumlah orang dari tiap-tiap fakultas/jurusan. Sebagai contohnya, Fakultas Ekonomi akan mengembangkan koleksinya tentang ekonomi, sementara untuk Fakultas Pertanian Jurusan Ekonomi Pertanian juga akan mengembangkan Ekonomi. Dari contoh ini, mungkin akan terjadi kesamaan judul, sehingga akan memboroskan pendanaan. Oleh karenanya, Evan mengatakan bahwa, fungsi daripada statemen kebijaksanaan antara lain adalah :

– sebagai alat untuk menyatukan pendapat dalam bidang apa yang perlu dikembangkan

– sebagai alat koordinasi atara orang-orang yang terlibat / bertanggungjawab dalam pengembangan koleksi

– sebagai alat untuk mencapai konsistensi di dalam pembinaan koleksi

– sebagai alat untuk megurangi jumlah personil pengambil keputuan

– sebagai alat untuk menghindari perbedaan pendapat atara orang yang terlibat di dalam pengembangan koleksi dan para pemakai perpustakaan

4.2 Jenis-jenis Pekerjaan Dalam Pengembangan Koleksi

Dalam pengembangan koleksi harus mencakup kebijaksanaan antara lain : siapa yang terlibat di dalam pembinaan koleksi, prioritas dalam pembinaan koleksi, penanganan materi yang berasal dari hadiah, weeding, komplain dan kerjasama antar perpustakaan,

4.2.1. Yang Terlibat Dalam Pembinaan Koleksi

Karena perpustakaan selalu berorientasi kepada kebutuhan masyarakat pemakainya, maka dalam pembinaan koleksi harus pula melibatkan mereka. Dalam pembinaan koleksi tersebut disamping melibatkan para pustakawan, staff pengajar dan para mahasiswa harus pula dilibatkan. Para pustakawan perlu dilibatkan, karena mereka mengetahui akan kebutuhan masyarakat pemakainya dan memegang data mengenai banyaknya pengunjung yang datang ke perpustakaan, maupun data mengenai koleksi bidang apa yang sering dipakai atau diperlukan. Mereka juga mempunyai data mengenai terbitan terbaru. Hal ini karena perpustakaan sering dipakai sebagai ajang promosi terbitan baru. Staf pengajar dan mahasiswa perlu dilibatkan, karena majoritas merekalah yang akan memanfaat koleksi perpustakaan.

4.2.2. Survei Kebutuhan Pemakai

Survey kebutuhan pemakai dapat dilakukan atara lain dengan menyediakan form untuk diisi oleh pemakai sebagai saran yang perlu dikembangkan. Atau dengan pengirimkannya langsung ke staf pengajar untuk diisi dan dikembalikan ke perpustakaan.

4.2.4. Prioritas dalam Pembinaan Koleksi

Dalam pengembangan koleksi, prioritas merupakan suatu hal yang perlu diperhatikan. Tim pengembangan koleksi perlu mengambil langkah-langkah untuk menentukan skala prioritas tadi. Menentukan subject mana yang perlu dikembangkan sejalan dengan sangat terbatasnya dana, misalnya dengan memprioritaskan kebutuhan primair, yaitu referensi bagi mata perkulihan yang sedang berjalan baru kemudian penyediaan materi pendamping.

Negara-negara maju telah menyediakan anggaran untuk pengembangan koleksi perpustakaan minimal 3% dari jumlah total pengeluaran suatu Perguruan Tinggi tiap tahunnya, bahkan ada yang mengalokasikan danyanya untuk perpustakaan sampai 6%. Di University of Tasmania, dana untuk perpustakaan adalah 8% dari jumlah total pengeluaran perguruan tinggi itu. Dari total alokasi itu jumlah yang terbesar adalah untuk pengembangan koleksi journal. Mereka berkeyakinan bahwa, journal merupakan informasi yang paling akurat dari sebuah penelitian.

4.2.5. Penanganan Materi Dari Hadiah

Tak ada koleksi yang datang ke perpustakaan dengan cuma-cuma menjadi bagian koleksi perpustakaan, sekalipun itu berupa hadiah. Karena setiap koleksi yang datang akan diproses seperti halnya materi yang berasal dari pembelian. Dalam pemrosesan inilah tentunya diperukan tenaga, pikiran, waktu dan bahkan, walaupun kecil : beaya. Sehingga apa yang dikeluarkan dalam pemrosesan tadi akan terbuang percuma kalau materi tersebut tidak bisa dimanfaatkan oleh para pemakai perpustakaan. Di sinilah, bagian seleksi koleksi perpustakaan dengan rekomendasi dari pimpinan perpustakaan akan menentukan apakah materi tersebut perlu disajikan di perpustakaan. Kalaulah dianggap tidak akan memberi manfaat kepada pemakai dan agar untuk menjaga citra perpustakaan sebagai tumpukan sampah yang tak bisa dimanfaatkan, maka sebaiknya koleksi tersebut perlu dijauhkan. Mungkin bisa ditawarkan ke jurusan atau fakultas yang bisa memanfaatkannya.

4.2.6. Weeding

Weeding atau penyiangan adalah salah satu bagian yang penting dalam kegiatan perpustakaan apabila tidak menginginkan koleksinya hanya merupakan tumpukan materi yang pernah diterbitkan. Oleh karenanya, harus diadakan penyiangan yang regular, berkelanjutan dalam proses kegiatan perpustakaan. Untuk melaksanakan penyiagan, Carter4 menyarankan kategori buku yang dianggap bisa disiang :

– duplikasi judul, buku ini terbeli karena banyaknya permintaan, dan sekarang tidak dimanfaatkan lagi

– edisi lama, di mana edisi yang baru telah ada dan perpustakaan tidak menginginkan nilai historisnya

– buku-buku yang telah rusak dan tidak mungkin untuk bisa dimanfaatkannya lagi

– buku-buku yang telah ketinggalan baik mengenai isi, bentuk maupun themanya

4.2.7. Komplain

Problem utama yang sangat menyita waktu di dalam pembinaan koleksi adalah penanganan komplain/keluhan tentang koleksi. Para pustakawan mungkin akan menjumpai keluhan, sekalipun relatif kecil jumlahnya. Di dalam keluhan tersebut termasuk juga mengapa kebijaksanaan pengembangan koleksi sampai demikian. Untuk menangani hal ini, maka akan dibentuk suatu tim khusus untuk meninjau kembali dokumen kebijaksanaan karena dokumen itu didasarkan atas kebutuhan mahasiswa.

4.2.8. Kerjasama Antar Perpustakaan

Dari waktu ke waktu perpustakaan selalu memperbaiki dan meningkatkan pelayanannya. Layanan perpustakaan boleh dikatakan bagus kalau dilaksanakan dengan cepat, effisien, cermat dan tepat. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam layanan perpustakaan adalah sikap pustakawan terhadap pemakai berpustakaan, misalnya : harus berjiwa suka membantu dan ramah. Tak satupun perpustakaan yang mampu memberikan atau menyediakan apa yang diinginkan oleh para pemakai perpustakaan. Alasan yang paling mendasar adalah terbatasnya dana. Dan tentunya perpustakaan akan gagal membawakan misinya apabila perpustakaan itu mengisolasikan diri dan seolah-olah mampu memberikan layanan hanya dengan kekuatan koleksinya saja.

Untuk memecahkan masalah terbatasnya dana, salah satunya adalah dengan membuka diri dengan perpustakaan lain. Mejalin kerjasama antar perpustakaan Perguruan Tinggi atau dengan perpustakaan khusus lainnya. Hal ini dapat dilakukan dengan saling tukar informasi mengenai tambahan koleksi, saling tukar koleksi, saling meminjam koleksi yang sesuai dengan permintaan, dll.

5 KESIMPULAN

Pembinaan koleksi mencakup berbagai kegiatan: survey kebutuhan pemakai, memproses data, membuat keputusan, evaluasi sampai di mama kebijaksanaan itu apakah telah sesuai dengan tujuan, dllnya. Dalam pembinaan koleksi perpustakaan akan melibatkan sejumlah orang dari berbagai fakultas/jurusan.

Tak satupun perpustakaan akan mencapai tujuannya hanya dengan kolesinya sendiri. Oleh karenanya, kerjasama antara perpustakaan sangat diperlukan.

——————–

REFERENCES

1. CARTER, Mary Duncan, Wallace John Bonk and Rose Mary Magrill. Building library collections. 4th ed. Metuchen N.J.: Scarecrow Press, 1974.

2. CURLEY, A. and D. Broderick. Building library collections. 6th ed. Metuchen: Scarecrow Press, 1985.

3. EVANS, G. Edward. Developing library & information center collection. 2nd ed. Littleton, Colorado: Libraries Unlimited, 1987.

4. FUTAS, Elizabeth, ed. Library acquisition policies and procedures. Phoenix, AZ: Oryx Press, 1977.

5. WILSON, Louis Round and Maurice F. Tauber. The University library: the organization, administration, and fuctions of academic library. 2nd ed. New York: Columbia University Press, 1956.