Modul 2
JENIS DOKUMEN DAN PELESTARIANNYA

Purwono (2009) Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka. Modul 2.

Dokumen merupakan hasil rekaman yang berisi informasi. Dalam pengertian sehari-hari dokumen diartikan sebagai secarik kertas yang berisi tulisan atau grafis lainnya. Di PusDokInfo, dokumen diartikan sebagai media yang memuat atau berisi informasi dalam berbagai format. (Buku, manuskrip, videotapes, dan file-file dianggap dokumen).

I. Dokumen Nontekstual, Tekstual, Grey Literatyre, dan Pengawasan Bibliografi

A. Jenis Dokumen

Manusia menggunakan berbagai media untuk merekam hasil karya mereka yang sesuai dengan pengetahuan dan teknologi pada jamannya, misalnya: tanah liat, papyrus, kulit kayu, daun tul atau lontar, kayu, gading, tulang, batu, logam, kulit binatang, pergamen (parchment = kertas perkamen), vellum (naskah yang ditulis pada kulit binatang), leather (kulit binatang, kertas, papan, film, pita magnetik, disket, video disk. Dari aspek keterbacaan: dokumen nontekstual atau korporil (disimpan di musem-museum), dan dokumen literer (disimpan di PusDokInfo).

1. Dokumen Menurut Ketajaman Analisis
·    Dokumen Primer, dokumen yang disiapkan oleh pengarangnya, berisi mengenai penelitian yang dilakukan endiri (misalnya: artikel majalah ilmiah/jurnal, laporan penelitian, paten, disertasi, makalah lokakarya, dan kartu informasi.
·    Dokumen Sekunder, dokumen yang berisi informasi mengenai dokumen primer (dokumen yang mengacu ke dokumen primer, karena isinya merupakan deskripsi dan informasi tentang dokumen primer (misalnya: bibliografi, katalog, majalah indeks, majalah abstrak dan daftar isi).
·    Dokumen Tesier, dokumen yang berisi informasi mengenai dokumen sekunder (dokumen yang mengumpulkan, menyarikan dan memindahkan informasi yang semula ada pada dokumen sekunder dan terkadang dokumen primer yang kemudian diolah sesuai dengan kepentingan pemakai atau pembaca (misalnya: buku ajar, direktori serta panduan literature bibliografi dari bibliografi).

2. Dokumen Grey Literature

Grey Literature = literatur kelabu = unconventional literature = non conventional literature = literatur nonkomersial, jenis dokumen yang sukar atau tidak mungkin ditemukan di pasaran bahkan perpustakaan (atau perpustakaan tidak semua memiliki), misalnya: prosiding seminar, laporan penelitian, disertasi, naskah-naskah kerjasama, kertas kerja pertemuan ilmiah/seminar, terbitan peerintah. Hal ini dikarenakan jumlah cetakan/terbitannya sangat terbatas. Untuk bisa mendapatkan grey literature, perpustakaan harus memiliki hubungan yang baik dengan suatu lembaga/instansi.

Dewasa ini telah diupayakan adanya pengawasan bibliografi terhadap Grey Literature oleh PDII-LIPI, yaitu dengan menerbitkan bibliografi laporan penelitian dan disertasi (Indeks Penelitian dan Survei, 1950-1977).

B. Bibliografi sebagai Pengawasan Terbitan (Dokumen)

A.M. Lewis Robinson (1971): bibliografi disusun untuk membantu pemakai dalam menemukan adanya suatu terbitan atau mengetahui batasan-batasan dalam pengenalan buku atau dokumen lain yang diperlukannya. Juga, untuk melengkapi data statistik mengenai kegiatan penerbitan dari kelompok negara atau suatu negara, sedangkan untuk spesifikasi bibliografi memberikan informasi kegiatan intelektual dalam suatu cabang ilmu pengetahuan.

Clapp (1955): bibliografi merupakan alat komunikasi informasi yang cepat dan tepat, yang merupakan gabungan dari catatan terbitan yang pernah dihasilkan oleh masyarakat dalam berbagai jenis terbitan.

Donald Davinson (1975), bibliografic control:
Pengembangan dan perawatan suatau sistem pencatatan yang memadai/cukup tentang semua yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan, tercetak atau terekan yang menambah jumlah pengetahuan dan informasi bagi masyarakat.
Induk dari catatan tertulis dan yang terbit disajikan untuk tujuan bibliografi
Organisasi bibliografi adalah suatu penyusunan yang efektif yang dihasilkan dari penyusunan daftar yang sistematis dari cantatan komunikasi masyarakat yang disebut bibliografi.

C. Pengawasan Terbitan Secara Nasional

Dari kegiatan Pengawasan Terbitan Secara Nasional muncul istilah National Bibliographic Control, dengan kelengkapan:
Buku dan phamplet yang terbit untuk dijual maupun tidak dijual
Indeks artikel
Peta dan atlas
Karya musik
Audio visual
Disertasi dan karya akademik yang tidak diterbitkan
Terbitan pemerintah daerah
Direktori

Dari masing-masing National Bibliographic Control muncul Universal Bibliographic Control (UBC), yang merupakan realisasi kerjasama dalam jaringan informasi yang telah dilaksanakan oleh pustakawan di dunia yang bisa berfungsi sebagai media pameran buku internasional dan pengawasan terbitan dunia (Dothy Anderson, 1975).

II. Pelestarian Dokumen

Dokumen, baik secara fisik maupun informasi yang terkandung di dalamnya, perlu dilestarikan bersama sebagai suatu rekaman budaya atau sejarah kehidupan bangsa yang menjadi kebanggaan dan acuan dalam pengembangan bdaya bangsa di masa mendatang. Pemeliharaan dokumen tidak ditujukan pada dokumen yang sudah tua dan rusak saja, tetapi juga pada bahan pustaka yang baru.

A. Definisi Pelestarian Dokumen

Konservasi (conservation) dan preservasi (preservation)  memiliki nilai yang sama untuk istilah  pemeliharaan dokumen.

John M. Enchols dan Hassan Shadily. Kamus Inggris-Indonesia:
Konservasi berarti: perlindungan, pengawetan.
Preservasi berarti: pemeliharaan, penjagaan, dan pengawetan.

J.M. Dureau dan D.W.G. Clements. The Principles of the Preservation and Conservation of Library Materials:
·    Preservasi: mencakup unsur-unsur pengelolaan keuangan, cara penyimpanan, tenaga, teknik, dan metode untuk melestarikan informasi dan bentuk fisik dokumen.
·    Konservasi: adalah teknik yang dipakai untuk melindungi bahan pustaka dan arsip dari kerusakan dan kehancuran.

Konservasi dalam perpustakaan adalah perencanaan program secara sistematis yang dapat dikembangkan untuk menangani koleksi perpustakaan agar tetap dalam keadaan baik dan siap pakai.

Konservasi dalam museum semua kegiatan dalam usaha melindungi benda-benda budaya untuk keperntingan masa depan.

Prinsip-prinsip konservasi sesuai dengan Code of Ethics and Guideline for conservation Pratice (1986):
Preservation of deterioration: tindakan untuk melindungi benda budaya termasuk bahan pustaka dengan mengendalikan kondisi lingkungan, melindungi dari faktor perusak lainnya, termasuk salah penanganan.
Preservation: penanganan yang berhubungan langsung dengan benda. Kerusakan oleh udara lembab, faktor kimiawi, serangga, mikroorganisme harus dihentikan termasuk untuk mencegah kerusakan lebih lanjut.
Consulidation: memperkuat benda yang sudah rapuh dengan jalan memberi perekat atau bahan penguat.
Restoration: memperbaiki koleksi yang telah rusak dengan jalan menambal, menyambung, memperbaiki jilidan yang rusak dan mengganti bagian yang hilang bentuknya mendekati keadaan semula.
Reproduction: membuat ganda dari benda asli, termasuk membuat mikrofilm, mikrofis, foto repro, fotokopi.

Wendy Smith dari National Library of Australia:
·    Preservation: semua kegiatan yang bertujuan memperpanjang umur bahan pustaka dan informasi yang ada di dalamnya.
·    Conservation: kegiatan yang meliputi perawatan, pengawetan dan perbaikan bahan pustaka oleh konservator yang profesional
·    Resoration: kegiatan konservasi yang memperbaiki bahan pustaka yang rusak agar kondisinya seperti asli.

The American Heritage Dictionary:
·    Conservation: kegiatan menjaga supaya tidak hilang, rusak atau disia-siakan.
·    Preservation: kegiatan melindungi kerusakan, resiko dan bahaya lainya, menjaga agar tetap utuh dan menyiapkan sesuatu untuk melindungi dari kehancuran.

B. Tujuan Pelestarian Dokumen

Tujuan pelestarian dirumuskan:
1. Menyelamatkan nilai informasi dokumen
2. Menyelamatkan fisik dokumen
3. Mengatasi kendala keterbatasan ruangan
4. Mempercepat perolehan informasi, dokumen yang didigitalisasi sangat mudah untuk diakses.

Fungsi pelestarian (Martoatmodjo, 1993):
1. Fungsi melindungi: bahan pustaka dilindungi dari serangan serangga, manusia, jamur, panas matahari, air.
2. Fungsi pengawetan: dokumen menjaid awet dan lebih lama dipakai.
3. Fungsi Kesehatan: dokumen menjadi bersih sehinga pustakawan dan pemakai menjadi/tetap sehat.
4. Fungsi pendidikan: perpustakaan dan pustakawan belajar bagaimana cara memakai dan merawat bahan pustaka dan ruang perpustakaan.
5. Funsi kesabaran: perawatan bahan pustaka perlu kesabaran.
6. Fungsi sosial: perawatan bahan pustaka perlu dikerjakan bersama-sama.
7. Fungsi ekonomi: bahan pustaka menjadi awet dan keuangan dapat dihemat.
8. Fungsi keindahan: penataan dokumen menjadi rapi dan keindahan perpustakaan akan lebih kelihatan.

Unsur-unsur penting dalam pelestarian bahan pustaka: manajemen, tenaga, laboratorium/ruangan, dana.

C. Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Dokumen

Secara umum, kerusakan bahan pustaka dikarenakan faktor biologi (binatang pengerat, serangga, jamur), faktor fisika dan kimia, dan faktor alam (sinar matahari, banjir, gempa bumi, api dan manusia.

Tiga kelompok faktor penyebab kerusakan bahan pustaka:
1. Karakteristik bahan: bahan mempunyai sifat kimia dan fisika yang tidak stabil
2. Faktor Lingkungan: bahan pustaka mempunyai daya tahan berbeda terhadap pengaruh lingkungan.
3. Faktor manusia: merupakan faktor dari luar dalam penanganan dan penggunaan.

D. Mencegah Kerusakan Dokumen

Pencegahan:
1. Karena faktor lingkungan
·    Menjaga suhu udara 20-24o C
·    Perlu perlindungan terhadap sinar matahari langsung, atau dijauhkan dari cendela
·    Memasang AC untuk mengurangi/menghindari pencemaran udara
·    Memeriksa bahan pustaka secara periodik untuk mencegah kerusakan dari tumbuhan dan serangga
·    Rak sebaiknya terbuat dari bahan anti karat dan anti serangga
·    Bahan pustaka yang kena air perlu segera dikeringkan (hindari penjemuran dengan sinar matahari)

2. Karena faktor manusia: perlu penyadaran dan penyuluhan tentang penanganan dan penggunaan bahan pustaka, baik pustakawan dan pengguna.

E. Fumigasi, Deasidifikasi, dan Laminasi

1.    Agar  bahan pustaka bebas dari penyakit, kuman, serangga, jamur dan lainnya, maka bahan pustaka perlu diasap dengan bahan kimia (fumigasi).
2.    Perlu dilakukan penghilangan keasaman yang disebabkan oleh tinta
3.    Perlu pelapisan atau laminasi

F. Perbaikan Dokumen dan Restorasi

Kerusakan kecil ataupun besar perlu perbaikan dengan: menambal, mengganti sampul menjilid kembali, pengencangkan penjilidan.

G. Penjilidan

Agar bahan pustaka tidak lepas dari strukturnya, maka perlu dijilid, yagn memerlukan kehati-hatian dan ketelitian.

H. Pelestarian Nilai Informasi

Untuk pelestarian nilai informasi bahan pustaka perlu dilakukan denga alih bentuk dokumen (ke bentuk mikro atau microfilm). Selain itu dengan teknologi video, sehingga lebih mudah untuk penyimpanan, pengolahan dan penemuan kembali misalnya tersipmapn dalam CD-ROM yang mempunyai kelebihan:
1. merupakan penyimpanan informasi berkapasitas tinggi.
2. memudahkan dan mempercepat penelusuran
3. tahan terhadap gangguan elektromagnetik
4. memudahkan pembuatan katalog
5. mempercepat penerbitan

I. Rencana Pembentukan Bagian Pelestarian Untuk PusDokInfo

Bagian pelestarian bahan pustaka tidak kalah pentingnya dnegan bagian-bagain lain di perpustakaan. Dengan bagian ini, sewaktu-waktu terjadi kerusakan akan cepat diperbaiki sehingga dokumen cepat siap di rak.

J. Peran Konservator Dalam pelestarian Dokumen

Konservator memiliki tanggungjawab dalam memperbaiki fisik dokumen, membantu mengembangkan kebijaksanaan pelsetarian, dan pengawetan dokumen, serta menentukan standar dan spesifikasi setiap perbaikan dari segi profesi dan etika. Tugas konservator:
1. memperbaiki dokumen
2. mengadakan tes bahan kimia
3. mengadakan konsultasi kepada yang lebih berpengalaman
4. mengadakan konsultasi dan penelitian dengan ahli subyek
5. merencanakan dan mengorganisir perbaikan
6. mengawasi peralatan dan perlengkapan perbaikan dokumen
7. memberi saran perbakan dan perawatan
8. bekerjasama dengan konservator lain

K. Perencanaan Kesiapan Menghadapi Bencana

Perencanaan diperlukan untuk:
1. memperkecil resiko kerusakan
2. mengurangi rasa panik staf
3. menyediakan strok bahan dan peralatan yang akan digunakan dalam keadaan darurat
4. menyusun daftar nama orang dan lembaga yang harus dihubungi jika dalam keadaan darurat

Perencanaan kesiapan menghadapi bencana harus dituangkan dalam dokumen, yang berisi:
1. pedoman ringkas tentang prosedur pencegahan, renspon, reaksi dan pemulihan
2. daftar personil yang bisa dihubungi
3. daftar konsultan dan pemberi jasa
4. daftar peralatan dan penyuplai
5. prosedur perolehan bantuan tenaga, dana, tempat dan peralatan
6. denah perpustakaan
7. asuransi dan penjamin