Modul 1

KONSEP DAN DEFINISI DOKUMENTASI

Purwono (2009) Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka. Modul 1.

I. Arti dan sejarah Istilah Dokumentasi

A. Pengertian Dokumen Dari Berbagai Sumber

Istilah Dokumentasi dari kata document (Belanda), document (Inggris), documentum (Latin). Sebagai kata kerja document berarti: menyediakan dokumen, membuktikan dengan menunjukkan adanya dokumen; sebagai kata benda berarti: wahana (wahana = kebenaran, alat pengangkut, angkutan, alat untuk mencapai tujuan) informasi, data yang terekam atau dimuat dalam wahana tersebut beserta maknanya yang digunakan untuk belajar, kesaksian, penelitian, rekreasi, dan sebaginya.

Poerwadarminta, W.J.S. Kamus umum Bahasa Indonesia. (2007):

Dokumen:

· Sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian).

· Barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos.

Dokumentasi:

· Pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dan keterangan (seperti kutipan-kutipan dari surat kabar dan gambar-gambar).

Badudu, Jus. Kamus umum Bahasa Indonesia (1976):

Dokumen:

1. Surat bukti tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti.

2. Barang tertulis yang disimpan yang sewaktu-waktu dapat dilihat kembali bila diperlukan.

Dokumentasi:

1. Semua tulisan yang dikumpulkan dan disimpan yang dapat digunakan bila diperlukan, juga gambar dan foto. Mendokumentasikan: mengatur dan menyimpan tulisan atau gambar atau foto sebagai dokumen.

Ensiklopedi Umum (1977):

Dokumen adalah surat, akta, piagam, surat resmi dan bahan rekaman lain baik tertulis atau tercetak yang memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah, dalam arti yang luas termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai sesuatu hal.

Dalam arti yang luas, segala macam benda yang dapat memberikan keterangan, yang sifatnya tidak terbatas hanya tertulis atau tercetak saja.

Pengertian Dokumentasi Dan Dokumen Dari: http://dalamzero1.blogspot.com/2009/03/pengertian-dokumentasi-dan-dokumen.html

Dokumentasi adalah:

1. Semua kegiatan yang berkaitan dengan photo, dan penyimpanan photo.

2. Pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.

3. Kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan sebagai asas bagi sesuatu kejadian, penghasilan sesuatu terbitan.

4. Penyimpanan bahan-bahan deskrepsi tertulis dari program komputer.

5. Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi.

6. Penyediaan atau pengumpulan bukti atau keterangan, umumnya berari pencarian, penyelidikan, pengumpulan,, penyusunan, pengawetan, pemakaian, dan penyediaan.

7. Arsip kliping, surat kabar, foto-foto dan bahan referens yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau karangan dalam Pers.

8. Instruction, admonition. (Instruksi, Peringatan)

9. The act or an instance of furnishing or authenticating with documents. (Tindakan atau suatu kejadian memperlengkapi atau membuktikan keaslian dengan dokumen)

10. The provision of ships papers to a ship. (Kelengkapan dokumen pengiriman melalui kapal/pesawat).

11. Surat berharga, surat bukti yang diperlukan bagi sidang pengadilan.

12. Surat yang dimiliki pemerintah, perusahan lain.

13. Pendokumentasian, mendokumenkan, mendokumentasi, system dari dokumen.

14. Sesuatu yang tertulis, tercatat yang dipakai sebagai bukti atau keterangan.

15. Pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dsb.

16. Deskripsi tertulis dari program computer.

17. Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolah, dan penyimpanan informasi.

19. Pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penguasaan, pengawetan, penyusunan, pemakain dan penyediaan.

20. Penyimpanan bukti-bukti.

21. Collecting, selecting, procesing, and keeping information in a field of science.

Dokumen adalah:

1. Surat yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan atau rekod.

2. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim melalui pos.

3. Rekaman suara atau gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan.

4. Surat berharga, surat bukti yang diperuntukan bagi sidang pengadilan.

5. Surat berharga lainnya yang dimiliki pemerintah, perusahaan dan lain-lain.

6. (Latin: Dokumentum) umumnya bukti yang tertulis, surat akte, piagam surat resmi dan sebagainya

7. Pengumpulan barang-barang, surat yang mengantarkan barang-barang yang dikirim.

8. Dokumen sebagai kata kerja transitif berarti:

· mengatur, melatih,dan membimbing.

· membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan faktor-faktor, umpamanya melengkapi pengaduan seseorang dengan keteranga-keterangan (fakta-fakta).

9. Naskah karangan yang dikirm lewat pos.

10. Suatu warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan dalam dunia perusahaan di luar negeri.

11. Surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan dokumen lain yang tertulis atau yang tercetak yang dapat memberikan keterangan unutk penyelidikan ilmiah, dalam arti yang luas termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan sesuatu hal.

12. Surat-surat perjalanan; akte, membuktikan keterangan kebenaran.

13. Penyimpanan bukti-bukti.

14. Cek, saham, surat, ketetapan.

15. Melengkapi atau melampiri dengan dokumen dan mengkokohkan dengan bukti-bukti.

16. Bersifat dokumenter, berkenaan dengan kejadian-kejadian.

17. Pembuktian-pembuktian dengan dokumen.

18. Naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan.

19. Record.

20. Suatu kegiatan atau pekerjaan aktif.

21. Memuat data mengenai hasil riset buku dan sebagainya yang dipergunakan seorang peneliti sebagai petunjuk untuk memperoleh informasi.

22. Penyediaan dokumen-dokumen dengan pencatatan sumber-sumberinformasi khusus dari suatu karangan atau tulisan, wasiat,buku, undang-undang dan sebagainya.

23. Semua bahan pustaka, baik yang berbentuk tulisan, cetakan, dalam bentuk rekaman lainnya seperti pita suara atau kaset, video tapes, film,slide, micro film, micro fiche, gambar dan photo.

24. Suatu segi material dari sebuah recorded.

25. Pengumpulan, penyusunan, atau pengolahan berbagai macam dokumen mengenai semua hasil aktivitas manusia.

26. Suatu usah aktif bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi tersebut.

27. Sekumpulan catatan baik dalam berbentuk tulisan maupun cetakan, serta rekaman tentang peristiwa –peristiwa yang terjadi, pengalaman, pendapat-pendapat, penemuan maupun spesifikasi.

28. Sejumlah bahan-bahan bukti yang terekam atau tercetak dan memperlihatkan karakteristik-karakteristik sebagian atau semua sistem manajemen, termasuk di dalamnya seluruh berkas bahan bukti tentang pilihan-pilihan ataupun keputusan-keputusan yang pernah dibuat sebelumnya selam pengkajian suatu sistem pembinaan dan pengembangan sistem informasi mnajemen.

29. Kumpulan bahan bukti baik dalam berbentuk tulian, cetkan, rekaman, maupun gambar-gambar yang dilakukaan secara selektif, sehingga dapat bermanfaat bagi kepentingan masyarakat atau kemanusiaan.

30. Pekerjaan aktif yang berkaitan dengan proses pengumpulan, pengadaan, pemrosesan, pengolahan dokumen-dokumen yang dilakukan secara sistematis dan ilmiah, sehingga berguna bagi para pemakai jasa informasi.

31. Webster’s third new international dictionary:
“the bill of heading and policy of insurance and some times, other papers that evidence or effect the ship meant of goods, their insurance the transfer of title to the consigned and other procedures and that an annexed to a documentary bill of change.”

Di Indonesia ada pengertian dokumentasi korporil dan dokumentasi literer. Dokumentasi korporil menyangkut dokumen yang tidak tercetak atau terekam (dokumen peluru, barang antik, preparat, dsb. Dokumen literer mengacu pada dokumen yang tercetak dan atau terekam, misalnya: buku, majalah, kaset, peta, dan sejenisnya.

Dalam modul Dasar-Dasar Dokumentasi membatasi pada dokumen literer saja.

Peraturan Presiden No. 20 tahun 1961, tentang tugas dokumentasi dan perpustakaan, maka yang dimaksud dengan dokumentasi adalah dokumentasi pustaka atau dokumentasi literer. Tugas dokumentasi adalah menyediakan keterangan-keterangan dalam bentuk dokumen baru tentang pengetahuan dalam arti kata yang luas sebagai hasil kegiatan manusia, dan untuk keperluan itu diperlukan mengumpulkan dan menyusun keterangan-keterangan tersebut.

B. Dampak Teknologi Komputer Terhadap Pengertian Dokumen

Muncul istilah:

· Hardcopy (salinan dokumen dalam bentuk cetak) dan Softcopy (salinan berupa elektronik).

· Dokumentasi menyimpan deskripsi tertulis sebuah program termasuk nama program, fungsi program, masukan/keluaran yang dibutuhkan, kemungkinan ditulis dalam algoritma, bagaimana struktur datanya.

· Document Per Minute (DPM), jumlah data yang diproses dalam satu menit.

· Document Root, sebuah direktori dalam file system web server yang merupakan pangkat dari file-free untuk semua dokumen yang tersedia.

· Extention, perpanangan, perluasan (nama akhiran berkas digunkaan untuk menandakan isi atau format dari berkas), misalnya: doc, gif, jpg, pdf, ppt, txt, zip.

C. Hubungan Perpustakaan dan Dokumentasi

Awal perkembangannya, perpustakaan tempat menyimpan buku, kemudian meningkat menjadi penyalur informasi dengan menyediakan bibliografi-bibliografi bidang tertentu, menyediakan karya ilmiah, phamplet, laporan teknis, laporan penelitian, dll. Abad ke-20 perpustakaan dituntut memberikan pelayanan yang lebih khusus yang kemudian muncul perustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan perturuan tinggi dan perpustakaan sekolah.

Paul Otlet dan Henri La Fontaine (akhir abad ke-19) memperkenalkan istilah Dokumentasi, dengan ditandai terbitnya bibliografi internasional untuk semua bidang dengan berdasarkan teknik dan strategi pustakawan, namun menggunakan UDC. Mereka juga membuat analisis teliti (analisis mendalam) dari subyek-subyek guna membedakan dari aktivitas pustakawan pada masa tersebut. Aktivitas tersebut mereka namakan dokumentasi pada tahun 1895. Orang yang melakukan dokumentasi disebut dokumentalis. Di AS, istilah dokumentasi diubah menjadi ilmu informasi.

Bagi pustakawan, yang menjadi perhatian utama adalah obyek materinya (buku, majalah, dsb.), sedangkan bagi dokumentalis adalah informasi yang dapat diperoleh dari dokumen buku, artikel, majalah. Namun pendapat tersebut belum sepenuhnya benar. Sekarang yang menjadi unit rujukan (referensi adalah dokumen yang memuat informasi, dan informasi tidak bisa disusun tanpa menyusun dokumen terlebih dahulu. Informasi memerlukan dasar dokumentasi dan melalui dokumen/bahan pustaka informasi disalurkan. Sebelum disalurkan dokumen harus melewati proses pemilihan, pengawasan dan penyimpanan.

Kesimpulan, perbedaan aktivitas perpustakaan dan dokumentasi pada: (1) macam bahan pustaka yang mendapat perharian, (2) cara penggarapan informasi yang terdapat di dalam bahan pustaka/dokumen, (3) macam petugasnya.

II. Dokumen, Akses, dan Pemanfaatan Informasi

Ilmu informasi lebih independent dan bisa digunakan untuk berbagai lingkungan, sedangkan ilmu perpustakaan terbatasi oleh bentuk lembaga induknya. Dalam dunia perpustakan pengertian informasi lebih dikaitkan kepada penanganan dokumen dan terfokus pada isi, lokasi, anotasi, klasifikasi, dan pengindeksan. Sedangkan dalam ilmu informasi, perhatian terfokus kepada abstraksi dokumen, pemrosesan dokumen elektronik, sosiologi pengetahuan, prinsip-prinsip manajemen informasi, dsb.

A. Dokumen sebagai Rekamam Memori Manusia

Manusia menuangkan gagasan-gagasan melalui berbagai media mulai yang konvensional sampai ke elektronik.

B. Rekaman Analog dan Digital

Memori manusia sangat terbatas, oleh karenanya gagasan dalam bentuk dokumen mulai dari yang konvensional (analog = rekaman yang tidak dihubungkan dengan teknologi komputer) dan sampai penerapan teknologi (digital = rekaman yang dihubungkan dengan teknologi komputer).

C. Wadah Rekaman Memori

Buku merupakan bentuk fisik pertama yang merupakan bukti fisik wadah rekaman memori manusia.

D. Berkas/Rekaman Analog

Rekaman analog adalah rekaman yang tidak dihubungkan dengan teknologi komputer, misalnya dokumen/berkas konvensional.

E. Berkas/Rekaman Digital

Awal perkembangannya, dibuat rekaman analog ke dalam komputer. Perkembangan selanjutnya penyimpanan analog ke digital, misalnya buku, film, kaset, VCD, DVD, foto, kertas koran, sehingga dalam bentuk file-file komputer.