MEMBANGUN AUTOMASI PERPUSTAKAAN:
tinjauan kebutuhan spesifikasi software*)
WIDODO H. WIJOYO**)
e-mail: widodo@uns.ac.id
Webblog: widodo.staff.uns.ac.id
HP: +62 08562999385


I  PENGANTAR
Komputer, teknologi Informasi (TI), dan teknologi komunikasi telah menyebar hampir di semua bidang kehidupan, tidak terkecuali perpustakaan. Karena perpustakan merupakan institusi pengelola informasi, maka harus sigap dan tanggap terhadap kebutuhan informasi dan memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya.

Perkembangan dari penerapan komputer, TI, dan teknologi komunikasi di perpustakaan bisa dilihat dari perpustakaan manual ke perpustakaan terautomasi dan perpustakaan digital. Bahkan, tren yang berkembang saat ini (walaupun mungkin belum diteliti), ukuran perkembangan perpustakaan  lebih banyak dinilai dari penerapan Komputer, TI, dan teknologi komunikasi, bukan dari ukuran lain, seperti besar gedung, jumlah koleksi fisik yang tersedia, maupun jumlah penggunjungnya.

II  PENGERTIAN
Dari beberapa pengertian automasi perpustakaan yang ada, tiga di antaranya sebagai berikut:
2.1.    Http://www.biology-online.org/dictionary/Library_automation:
The use of automatic machines or processing devices in libraries. The automation may be applied to library administrative activities, office procedures, and delivery of library services to users. (Penggunaan mesin atau alat pemrosesan automatis di perpustakaan. Automasi diterapkan untuk aktivitas administrasi perpustakaan, prosedur-prosedurnya, dan untuk memberikan pelayanan kepada pengguna).
2.2.  Arif:   Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi,  sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya.
2.3  Widodo: Pengunaan teknologi komputer, TI, dan teknologi komunikasi beserta aplikasinya untuk melaksanakan kegiatan rutin perpustakaan, yang eksesnya langsung dapat dimanfaatkan oleh pemustaka, yaitu:
1. manajemen pengadaan bahan pustaka (aquisition management),
2. manajemen informasi (information management), atau pengolahan bahan pustaka, atau katalogisasi
3. layanan informasi (information services), atau layanan sirkulasi,
4. temu balik informasi (information retrieval), atau OPAC (Online Public Access Catalog),
5.  manajemen serial (serials management)

Dalam operasionalnya, hanya 3 (tiga) modul utama yang diperlukan dan menjadi modul keharusan, yaitu:
1. modul untuk kegiatan manajemen informasi (information management) atau pengolahan bahan pustaka atau katalogisasi,
2. modul untuk layanan informasi (information services) atau layanan sirkulasi,
3. modul untuk temu balik informasi (information retrieval) atau OPAC (Online Public Access Catalog).

Modul-modul tambahan, seperti: aquisition modul, serials modul, booking materials modul, dan inter-library loan modul sifatnya opsi, karena penambahan modul akan menambah beaya dan namun tidak berbengaruh besar kepada pemustaka. Ada kalanya, modul-modul opsi sudah dimasukkan ke dalam modul utama.

III  LATARBELAKANG
Penerapan automasi perpustakaan lebih dilatarbelakangi:
1. Jumlah terbitan/koleksi meningkat
2. Kebutuhan informasi meningkat
3. Jumlah jenis layanan meningkat
4. Keterbatasan SDM
5. Adanya “greged” dari pengelola perpustakaan untuk mengembangkan perpustakaannya.

IV  TUJUAN AUTOMASI PERPUSTAKAAN
Adapun tujuan automasi perpustakaan adalah:
1. Untuk meningkatkan pelayanan, mempercepat, mengefisienkan dan mengakurasi pekerjaan
2. Untuk memberi keleluasaan akses informasi
3. Untuk meningkatkan akses ke perpustakaan lain
4. Untuk memenuhi tuntutan perkembangan  TI
5. Untuk meningkatkan prestise/citra
6. Agar perpustakaan tidak terisolasi
7. Untuk menyebarkan informasi
8. Untuk mengembangakan kerjasama dan “resource sharing”

V  FAKTOR-FAKTOR PENDORONG
Mengimplementasikan automasi perpustakaan tidaklah sesulit seperti di awal 90an. Faktor-faktor yang memberi kemudahan untuk implementasi automasi perpustakaan saat ini antara lain:
1. Kemudahan mendapatkan produk TI dan semakin terjangkau harganya
2. Dudukungan perkembangan teknologi komunikasi
3. Tawaran banyaknya aplikasi untuk automasi perpustakaan
4. Tuntutan masyarakat akan layanan yang cepat, tepat, akurat dan bervariasi yang harus direnspon secara positif

VI  UNSUR-UNSUR PENDUKUNG
Dalam automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung, dan terkait satu dengan lainnya. Unsur-unsur atau syarat tersebut antara lain:
1. Komitmen pengelola perpustakaan
Ini berarti bahwa, pengelola perpustakaan (mulai dari tingkatan kepala/penanggungjawab sampai staff perpustakaan tingkat bawah) dituntut untuk berinisiatif dan memiliki keteguhan yang kuat untuk mewujudkan automasi perpustakaan. Hal  ini perlu dilakukan dengan diskusi yang efektif di antara mereka mulai dari perencanaan, persiapan, instalasi, training, ujicoba, sosialisasi, implementasi, evaluasi dan pengembangan.

2. Dukungan pimpinan
Inisiatif dan keteguhan belumlah cukup tanpa dukungan pimpiman di mana perpustakaan tersebut dipayungi, Oleh karenanya, para pengelola perpustakaan harus mampu meyakinkan pimpinan induk untuk memberi dukungan dan dorongan penuh.

3. Dana
Dukungan dan dorongan pimpinan tidaklah sekedar dukungan dan dorongan secara moral saja, akan tetapi yang pasti dukungan tersedianya anggaran untuk pengadaan hardwares, software, training, perawatan (mantenance), pengembangan dan pembeayaan lainnya.

4. Perangkat Keras (Hardwares)
Komponen dari sisi pandang hardwares, antara lain: komputer, HUB, UTP cable, printer, laminator, UPS, barcode scanner, scanner dan lainnya, perlu disediakan. Ada yang sifatnya keharusan, dan ada yang sifatnya opsi.

5. Perangkat Lunak (Software)
Selain software sistem operasi, diperlukan software aplikasi untuk automasi perpustakaan. Diharapkan bahwa, aplikasi automasi perpustakaan bisa diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi (multi-platform), mampu mengelola data secara handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).

6. Network (Jaringan)
Network (jaringan) adalah kumpulan dua atau lebih sistem komputer yang terhubung. Ada 2 (dua) jenis jaringan komputer:
a. Local-Area Network (LAN): komputer yang terhubung berada pada tempat yang berdekatan secara geografis (misalkan satu gedung). Ini berarti bahwa, automasi perpustakaan hanya sebatas pada lingkup perpustakaan saja, atau lingkup lembaga saja
b. Wide-Area Network (WAN): komputer yang terhubung berada pada tempat yang berjauhan dan dihubungkan dengan line telepon atau gelombang radio. Ini berarti bahwa, perpustakaan tersambung dengan jaringan global, sehingga data/informasi akan bisa diakses secara global pula.

7. Data (anggota, bibliografi)
Untuk bisa dilakukan transaksi peminjaman pustaka diperlukan data anggota dan data bibliografi. Data ini bisa diperoleh melalui: entri data baru maupun konversi data yang telah ada. Agar data mudah ditemukan kembali dan memberi kenyamanan tampilan, maka yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan data diperlukan ketelitian, kekonsistenan, kecepatan, taat azas pada pedoman/peraturan.

8. Pengguna (users)
Pengguna yang dimaksud di sini adalah pemustaka atau siapasaja yang berpotensi menjadi pengguna perpustakaan (potential users). Memberi kemanfaatan kepada pengguna adalah salahsatu target dari tujuan automasi perpustakaan. Konsultasi/diskusi dengan pengguna untuk menentukan kebutuhannya perlu dilakukan. Namun perlu pencerahan terhadap penilaian yang mungkin keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak/belum bisa dilakukan oleh suatu sistem automasi perpustakaan. Catat secara detail tentang kebutuhan dan keinginan pengguna, karena akan sangat bermanfaat untuk pengembangan sistem automasi perpustakaan di masa mendatang.

9. System administrator (administrator sistem)
System administrator atau administrator sistem automasi perpustakaan mutlak diperlukan. Hal ini untuk mengatur, mengontrol dan meyakinkan bahwa, seluruh komponen automasi perpustakaan berjalan sebagaimana yang diharapkan. Oleh karenanya seseorang yang ditunjuk sebagai administrator sistem harus:
a. menguasasi komputer dan jaringan komputer
b. menguasai aplikasi yang diterapkan
c. menguasai operating system
d. mempunyai pengetahuan perpustakaan
e. memahami tatakerja/manajemen perpustakaan
f. mempunyai komitmen terhadap tugas
g. mampu bekerja secara organisasi dan perorangan
h. mempunyai wawasan yang luas
i. selalu bersedia mengembangakan ilmu dan ketrampilannya

VII   SPESIFIKASI UMUM
Untuk mengimplementasi automasi perpustakaan diperlukan software (perakkat lunak) yang memadai. Perpustakaan bisa merancang sendiri atau bekerjasama dengan Pusat Komputer di mana perpustakaan tersebut berada (in-house product), atau perpustakaan bisa memesan kepada perusahaan perancang aplikasi komputer (company product). Sebagai gambaran, pertanyaan berikut bisa dipakai sebagai kriteria umum dalam penilaian untuk menentukan software:
1. Bisa berjalan pada berbagai jenis operating system (multi-platform)
2. Kapasitas simpan?
3. Sudah teruji?
4. Harga?
5. User interface (tampilan)?
6. Fasilitas “searching”?
7. Security systems (sistem pengamanan)?
8. Indexing (pengindeksan)?
9. Fasilitas training?
10. Jaminan/garansi?
11. Fasilitas tutorial dan help screens?
12. Fasilitas “conversion”?
13. Kemampuan “file sharing”?
14. Fasilitas pelaporan?
15. Web interfaceble?
16. Lisensi?
17. Beaya “maintenance”?
18. Interval upgrade?

VIII  MODUL KATALOGISASI
Modul manajemen informasi (information management) atau pengolahan bahan pustaka yang secara umum disebut sebagai modul katalogisasi. Modul katalogisasi adalah modul untuk membangun database koleksi, bahkan dalam perkembangannya ada beberapa aplikasi automasi perpustakaan juga berfungsi untuk membangun digital library. Dengan modul ini, selanjutnya pustakawan dan pengguna perpustakaan bisa mengkases database yang berisi berbagai jenis koleksi perpustakaan, atau akses ke database tertentu. Bahkan dimungkinkan database tersebut dimanfaatkan untuk “resource sharing”.
Database tersebut meliputi sumber bibliografis dan “authority records” yang siap untuk diakses dengan menggunakan berbagai strategi penelusuran. Sekali melakukan penelusuran, record-record akan ditampilkan dan siap untuk di-download untuk keperluan “copy cataloguing” atau diupdate.. Dalam hal update/editing bisa dilakukan “full record editing”, holdings maintenance, dan pembuatan entri baru. Untuk bisa menjalankan fungsinya dengan baik, Modul Katalogisasi harus memiliki berbagai karakteristik.

Adapun karakteristik Modul Kalogisasi dapat digambarkan sebagai berikut:
1. Security system for different levels (sistem pengamanan untuk berbagai tingkatan)
2. Help menues at any menu (Menu bantuan pada setiap menu/sub menu)
3. Searching menues (Menu penelusuran)
4. Search menu update (Menu penelusuran yang bisa di-update)
5. Workform: sort and full entry (Form isian: ringkas, komplit) apakah dalam format MARC atau Dublin Core
6. Record control (Kontrol cantuman)
7. Identification of creator, date (entry, modify), language (Adanya identitas pengentri, tanggal entri tanggal dimodifikasi, bahasa)
8. Records may be added from external sources (cantuman-cantuman bisa dikonfersi dari database lain)
9. Export data may be possible (Dimungkinkan bisa ekspor data)
10. Duplicating of records may be possible (Memungkinkan untuk menduplikasi cantuman)
11. Authority control (Kontrol terhadap cantuman bibliografi dalam katalog agar bisa terjaga konsistennya: pengarang, judul dan subjek).
12. Authority global update (Bisa meng-update secara global)
13. Authority maintenance (pemeliharaan/perawatan terhadap “authority control”)
14. Editing, deleting and merging (Mengedit, menghapus, menggabung)
15. Automatic indexing (Proses pengindekan secara automatis)
16. Unlimited length for certain fields (Untuk field-field tertentu tidak dibatasi panjang pendeknya)
17. Repeatable field (Pengulangan field)
18. Status update (Bisa meng-update status)
19. Item types (Jenis koleksi untuk mengetahui lama peminjaman, besaran denda, berapa kali bisa diperpanjang, dll.)
20. Item sources (Sumber koleksi)
21. Item notes (Catatan koleksi)
22. Item locations (Lokasi kolsksi)
23. Used barcodes are controlled (Barcode terpakai bisa terkontrol)
24. Usecount and totalused are identified (Identitas jumlah penggunaan)
25. Reports (Laporan)

IX   MODUL SIRKULASI
Modul sirkulasi didesain untuk keperluan pelayanan peminjaman.dan pelayanan informasi. Menu modul sirkulasi memliliki fungsi untuk meja pelayanan  dan memungkinkan pustakawan melakukan pelayanan lain bagi pengguna, bahkan beberapa fungsi dari modul yang lain ada di modul sirkulasi ini (misalnya: penelusuran biliografi, merubah status koleksi, merubah lokasi koleksi).

9.1  Pendaftaran/identifikasi Anggota
Sebagaimana telah disebut di atas bahwa, Modul katalogisasi adalah modul untuk membangun database bibliografi. Sedangkan Modul Sirkulasi, salah satu fungsinya untuk membangun database anggota. Fungsi-fungsi Modul Sirkulasi selanjutnya,  misalnya: peminjaman, pemesanan dan pembayaran denda atau berbagai beaya  Modul sirkulasi menyediakan beberapa cara untuk mengidentifikasi anggota. Apabila anggota di depan pustakawan, pustakawan bisa men-scan kartu anggota, namun jika anggota tidak di hadapan pustakawan atau tidak membawa kartu anggota, pustakawan bisa melakukan “browsing” nama dari daftar anggota.

9.2  Akses Fungsi Lain
Modul sirkulasi memungkinkan pustakawan menjalankan fungsi modul yang lain yang relevan dengan modul sirkulasi. Dengan menggunakan menu-menu, pustakawan kembali ke menu asal atau menu berikutnya, misalnya menu peminjaman dan atau data anggota yang sedang aktif. Dari menu sirkulasi ini, pustakawan bisa melakukan “searching” bibliografis atau menjalankan modul katalogisasi dan kemudian kembali ke menu sirkulasi.

9.3  Mendifinisikan Kebijakan Sirkulasi
Modul sirkulasi memberi fasilitas untuk mendefinisikan kebijakan sirkulasi yang dituangkan dalam sistem automasi. Di antara kebijakan tersebut adalah:
·    menentukan jenis keanggotaan dan hak peminjamannya
·    Menentukan lama peminjaman, besar denda keterlambatan
·    Menentukan jumlah koleksi yang dipinjam dari masing-masing jenis anggota
·    Menentukan kapan tagihan harus dikirim
·    Menentukan kapan anggota akan diblokir sehubungan keterlambatan dan denda, atau hal-hal lain.
·    Menentukan hari-hari libur perpustakaan
·    Menentukan jenis koleksi yang bisa dipinjam dan berapa waktunya
Kebijakan semacam ini dimungkinkan juga untuk pelaksanaan automasi dari beberapa perpustakaan cabang/unit yang memiliki kebijakaan yang berbeda.

9.4  Layanan Di Meja Sirkulasi
Peminjaman, pegembalian, pemblokiran, denda/beaya, pemesanan, catatan sedang/pernah dipinjam/meminjan – akan mudah dan cepat dilakukan di modul sirkulasi saat pustakawan berhadapan dengan anggota atau pelayanan dengan telepon:
·    Peminjaman, akan menunjukkan barcode koleksi, judul, dan tanggal seharusnya kembali.
·    Pengembalian, menunjukkan daftar judul koleksi yang dikembalikan
·    Pemblokiran, menunjukkan jika dan mengapa anggota diblokir. Dari sini pustakawan bisa menambah, menghapus, dan mengupdate blokir.
·    Denda/beaya, bisa terlihat berbagai jenis denda/beaya, termasuk alasannya. Pustakawan bisa menambah, mengupdate, melakukan pembayaran, cicilan untuk denda/beaya.
·    Pemesanan, memungkinkan pustakawan memesankan koleksi yang sedang dipinjam untuk anggota yang lain atau untuk perpustakaan cabang/unit.
·    Record pernah dipinjam, memungkinkan pustakawan melihat suatu koleksi pernah dipinjam oleh anggota siapa saja.
·    Record pernah pinjam, memungkinkan seorang anggota pernah pinjam koleksi apasaja, termasuk judul, tanggal pinjam/kembali.

9.5  Laporan Kegiatan Sirkulasi
Dimungkinkan untuk membuat laporan kegiatan bagian sirkulasi yang bisa diformulasi rentang waktunya dan apasaja yang perlu ditampilkan.

X  OPAC
OPAC adalah “Online Public Access Catalog: provides access to the library’s holdings via a computer monitor, replacing the traditional card catalog. May also be called a PAC (Public Access Catalog)”. (OPAC adalah sarana akses ke data katalog melalui monitor komputer, menggantikan katalog tradisional, katalog kartu. OPAC juga disebut PAC).

Adapun karakteristik OPAC antara lain sebegai berikut:
1. searching is faster, easier, efficient (penelesuran bisa dilakukan lebih cepat, mudah dan efisien)
2. more users at the same time (beberapa pengguna bisa melakukan penelusuran dalam waktu yang bersamaan)
3. browsing is easier (penelusuran acak bisa dilakukan dengan mudah)
4. read only  (hanya untuk dibaca)
5. more searching options (lebih banyak opsi menu penelusuran)
6. basic searching/advanced searching  (tersedianya penelusuran sederhana dan penelusuran tingkat mahir)
7. boolean operator (AND, OR, NOT) (tersdianya operator boolean)
8. display options (tersedianya opsi tampilan)
9. internet access (bisa diakses via internet)
10. downloading/saving: external/computer disc (bisa download dan disimpan)
11. Sending via e-mail (hasil penelusuran bisa dikirim via e-mail)
12. truncations (kemampuan penelusuran dengan pemenggalan kata)
13. printing is available (menyediakan fasilitas cetak)
14. identify items’ status (status koleksi teridentifikasi)
15. mengesampingkan huruf besar maupun huruf kecil dan tanda-tanda baca
16. articles (a, an, the) pada awal kata dikesampingkan
17. dapat dipilih multiple hits untuk tampilan

XI   PENUTUP
Sedikit yang bisa disampaikan, mudah-mudahan bisa memberikan pencerahan bagi para praktisi dunia perpustakaan yang akan membangun automasi perpustakaan dan mengembangakan perpustakaannya.

——————–
SUMBER RUJUKAN
1.    ——————– Cataloging Glossary. http://www.infopeople.org/training/past/2006/beyond/bcc_glossary.pdf. Diakses 6 Juli 2009.
2.    ——————– KLAS Circulation Control Module. http://www.klas.com/ProductsCirculation.html. Diakases 3 Juli 2009.
3.    ——————– Library Automation Considerations. http://www.widernet.org/library%20projects/libraryautomation/autessay.html. Diakses 1 Juli 2009.
4.    Arif, Ikhwan. Konsep dan Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan. Makalah Seminar dan Workshop Sehari “Membangun Jaringan Perpustakaan Digital dan Otomasi Perpustakaan menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan“ UMM 4 Oktober 2003. http://aurajogja.wordpress.com/2006/07/11/otomasi-perpustakaan/ Diakses 30 Juni 2009
5.    Manjunath, G.K. Library Automation: Why and How? http://www.igidr.ac.in/lib/paper1.htm. Diakases 6 Juli 2009.
6.    Moulton, Lynda.  Leading the Library Automation Project. Diakses http://www.ilsr.com/leading.htm. Diakses 29 Juni 2009.
7.    Saleh, Abdul Rahman. Strategi Penerapan Teknologi Informasi (Digital Library) di Perpustakaan dan Pusat Informasi. <http://bpib-teknologi.blogspot.com/2006/05/strategi-penerapan-teknologi-informasi.html. Diakses 30 Juni 2009>.
8.    Widodo Sekilas Tentang Katrakteristik Modul Katalogisasi. Makalah disampaikan dalam Workshop ”Membangun Perpustakaan sekolah Berbasis Teknologi Informasi, FISIP UNS, diselengarakan oleh Program Diploma III Perpustakaan FISIP UNS, tanggal 13 Oktober 2005.
9.    Widodo. Sekilas Tentang Karakteristik Modul Sirkulasi  Makalah disampaikan dalam Workshop ”Membangun Perpustakaan sekolah Berbasis Teknologi Informasi, FISIP UNS, diselengarakan oleh Program Diploma III Perpustakaan FISIP UNS, tanggal 13 Oktober 2005.
10.    Widodo. Studi Kasus Dalam Implemtasi Otomasi Perpustakaan: Pengalaman Membangun Database Bibliografis  di UPT Perpustakaan UNS. Makalah Disampaikan pada Technical Assistance di UPT Perpustakaan UNILA, tanggal 22 s.d. 25 Agustus 2005.