KEBIJAKAN PENGEMBANGAN “DIGITAL LIBRARY”

KEBIJAKAN PENGEMBANGAN “DIGITAL LIBRARY”

PENGANTAR
Salah satu tema yang sangat menarik dan banyak dibicarakan pada akhir-akhir ini adalah digitalisasi koleksi/dokumentasi perpustakaan dengan digital library-nya. Hal ini seiring dengan membludaknya terbitan informasi dalam bentuk elektronik yang sangat mudah untuk diakses. Di Indonesia, terutama perpustakaan perguruan tinggi, sistem digital library telah banyak diimplementasikan. Karena, institusi ini mempunyai banyak informasi yang sangat bermanfaat bagi masyarakat luas, misalnya : skripsi, tesis, disertasi dan hasil-hasil penelitian.

Untuk membangun sistem digital library, ada banyak aplikasi yang bisa digunakan, baik “in-house product” maupun “company product”. Aplikasi ini ada yang bersifat komersial maupun yang opensource (gratis dengan download dari internet). Di Indonesia, yang paling populer adalah GDL (Ganesha Digital Library) yang dibuat oleh KMRG (Knowledge Management Research Group) ITB. GDL adalah salah satu software digital library berbasis web. GDL didistribusikan sebagai free-software dengan syarat, yaitu: bersedia untuk berbagi sebagian atau seluruh ilmu pengetahuan yang dikelola menggunakan GDL kepada bangsa Indonesia melalui IndonesiaDLN. Sekarang, tergantung pada perpustakaan masing-masing, apakah akan ikut bergabung dengan IndonesiaDLN atau merancangbangun software sendiri.

ISU UMUM TERKAIT DENGAN PENGEMBANGAN
Isi
Semua informasi yang tersimpan harus mematuhi aturan main yang telah ditentukan, data/informasi tidak hanya “mandek” pada koleksi skripsi, tesis, disertasi dan hasil-hasil penelitian, namun bisa dikembangkan pada bidang-bidang : sosio-ekonomi, politik, budaya, adat istiadat, obyek wisata dan tempat hiburan, kesenian, hotel dan penginapan, intelectual propeties (kekayaan intelektual) masyarakat umum, karya-karya seni yang dihasilnya oleh sivitas akademika dan masyarakat umum.

Kontrol Akses
Kebijakan tentang akses bisa dikembangkan dan diperjelas dengan membangun komunikasi dengan institusi mitra kerja, misalnya :.

• Jika registrasi bebas biaya, hanya sebagian informasi yang bisa diakses, misalnya : notasi.
• Jika harus membayar dalam jumlah tertentu, informasi hanya sampai pada abstrak saja.
• Jika harus membayar untuk “full access”, maka informasi akan bebas diperoleh.
• Jika bebas biaya dan akses informasi secara bebas.

Format Isi
Software-software pendamping (misalnya : Acrobat, Flash, MP3 player) harus bisa disesuaikan dengan aplikasi yang digunakan untuk membangun digital library. Atau dengan kata lain bahwa, kemungkinan users dan mitra kerja tidak memiliki software yang disyaratkan untuk loading, maka perlu adanya informasi software yang disyaratkan.

Evaluasi Isi
Isi yang mempunyai nilai di bidang pendidikan harus memenuhi ukuran-ukuran tertentu. Haruslah secara periodik isi dimanaj : dirawat, dievaluasi dan diupdate dalam format baku agar dapat diakses. Hal ini terutama dalam kebijakan yang memungkinkan menerima upload dari mitra kerja.

PENGEMBANGAN BERDASARKAN PRIORITAS
Pengembangan digital library dapat diprioritaskan ke dalam jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang.

Jangka Pendek
Jangka pendek bisa diasosiakan dalam kurun waktu 1 (satu) tahun

• Mengelola isi yang digitalisasi dalam proyek digital library
• Penetapan prosedur kolaborasi katalog dan deskrispsi informasi
• Penetapan prosedur untuk “cross-searching” dan pengumpulan koleksi
• Perancangan dan pembuatan askes dan “browsing user interfaces”
• Memelihara links dengan mitra kerja, termasuk pendistribusian “cross-seraching digital library content”
• Menetapkan standar atau metadata
• Meningkatkan keakurasian informasi
• Mendapatkan kebenaran dari pemegang hak cipta

Jangka Menengah
Jangka pendek bisa diasosiakan dalam kurun waktu 1 s.d. 2 tahun

• Menyeleksi, mengevaluasi dan mendiskripsikan sumber-sumber intenet
• Menyediakan “advanced search options”
• Menyediakan link untuk “cross-searching” dengan perpustakaan, kantor arsip, museum, dsb.
• Mengembangkan lebih lanjut pemeliharaan isi dan prosedur kerja
• Menyempurnakan kesepahaman standar metadata
• Merancang proyek isi lebih lanjut dengan mitra kerja
• Meningkatkan kemampuan infrastruktur digital library beserta aplikasinya, termasuk sarana pendigitalisasian
• Menyediakan report yang lengkap
• Mengorganisasi informasi dalam digital library agar mudah ditemukan
• Mendisain sistem akses informasi yang memungkinkan akses  ke sumber-sumber informasi di digital library suatu institusi lain
• Menyediakan mekanisme “automatic filtration”, karena kenyataan menunjukkan bahwa pencari informasi tidak mau waktunya terbuang dengan jumlah luaran yang begitu banyak
• Meningkatkan kualitas imaj bila informasi menyertakannya

Jangka Panjang
Jangka pendek bisa diasosiakan dalam kurun waktu 2 tahun ke atas

• Memberikan kesempatan “searching” yang seluas-luasnya
• Menyediakan “search option” yang fleksible dan dinamis
• Penyediaan isi yang lebih bervariasi
• Penyediaan “interface” untuk berbagai pengguna
• Menyediakan jasa layanan umum
• Meningkatkan mutu koleksi dan menyempurnakan kebijkaan pengembangan koleksi
• Memperluas jangkauan mitra kerja tanpa memandang batas geografis, sehingga akan tercipta “a one-stop window search”
• Terseidanya “fulltext” koleksi
• Menyediakan “search term dictionary atau vocabulary control tools
• Memelihara secara kontinu berbagai sistem operasi , perangkat lunak, perangkat keras, search engine, interface, dsb.

PENUTUP
Sedikit yang bisa disampaikan, mudah-mudahan akan membuka diskusi yang lebih panjang.

SUMBER RUJUKAN

1.    ————- Ganesha digital library : connecting people’s knowledge http://digilib.itb.ac.id/
2.    ————- Glasgow digital library collection development and management policy http://gdl.cdlr.strath.ac.uk/documents/gdlcollectionpolicy.htm
3.    Pendit, Putu Laxman Knowledge management : sisi pandang kepustakawanan
4.    Setiarso, Bambang Road map perpustakaan digital  dalam conference paper- icdl2004 http://www.pdii.lipi.go.id/mybox/2/126-DIGITAL_LIBRARY.doc
5.    Wicaksono, Hendro Salah kaprah perpustakan dijital di indonesia http://hendrowicaksono.multiply.com/journal/item/3
6.    Wiranto. Membangun perpustakaan digital. Makalah disampaikan pada Seminar dan Lokakarya “Membangun Perpustakaan Digital (Digital Library)” di UPT Perpustakaan UNS, tanggal 5 April 2003.